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Les spécifications ERP

Quelles spécifications ERP?Les entreprises qui acquièrent un progiciel passent trop peu de temps à définir leurs spécifications ERP. La plupart se concentrent sur la manière dont leurs processus actuels seront transférés dans le nouveau système. Cependant le choix d'un logiciel ERP est une tâche plus complexe que simplement abandonner le stylo et le papier. La seule façon de réussir le déploiement d'un projet ERP est de réfléchir dès le début à la transformation que cela implique, avec des pratiques efficaces de collecte des spécifications ERP.

Pour réussir la préparation des spécifications ERP donc vous avez besoin, il est important de réfléchir à tout ce qu’offre un ERP. Pour vous aider à démarrer, voici une liste complète des spécifications et des fonctionnalités ERP les plus populaires. Explorons ensemble ce que doit contenir un cahier des charges ERP performant.

Les ERP et leurs spécifications
Travailler avec un ERP a d'énormes avantages, à condition de partir sur les bonnes spécifications.

Déterminer vos besoins ERP ne consiste pas seulement à déterminer les fonctionnalités et les outils dont votre entreprise a besoin. Afin de changer vraiment vos façons de travailler et réussir votre transformation digitale, vous devez réfléchir à vos objectifs et à la manière dont l'éditeur ERP que vous choisirez prétend les atteindre. Finalement la question que le dirigeant doit poser est: « À quoi ressemblera mon entreprise à l'avenir? »

🚀 Quelles exigences pour votre futur ERP?

Je l'ai dit, c’est une erreur courante chez les acheteurs d’ERP de ne pas passer suffisamment de temps à préparer leur liste de spécifications en vue du système ERP à acquérir. En phase d'achat d'un ERP, vous devez réfléchir à la façon dont votre entreprise travaille actuellement (ses process) mais aussi à la façon dont serons probablement organisés les process à l'avenir. Un ERP est un investissement majeur et avec un peu de chance, le prochain système de gestion que vous choisirez sera celui avec lequel vous travaillerez pendant de nombreuses années.

Par exemple assurez-vous que votre prochain système peut gérer des utilisateurs supplémentaires lorsque votre entreprise se développera et que vous embaucherez plus de personnel. De plus, vérifiez si votre fournisseur propose des modules dont vous n’avez pas besoin maintenant, mais qui pourraient devenir nécessaires plus tard.

🚀 À quoi ressemblera mon fournisseur dans le futur?

En plus de l'avenir de votre entreprise, pensez au futur de votre éditeur ERP. Faites une petite recherche sur ses produits et sa stratégie passés. Vérifiez s'ils continuent à investir dans leurs produits, par exemple pour en améliorer l'ergonomie s'il s'agit d'un éditeur historique avec une dette technologique importante sur ses outils phares. En plus du long terme, pensez au rôle de l'éditeur lors de la mise en œuvre du projet.

Même si la gestion de projet n'est pas votre métier, il peut être utile de lister les points de contrôle auxquels penser lors de la mise en œuvre. Incluez le type de soutien dont votre équipe aura besoin et le budget disponible, en effet le nombre de jours d'assistance utilisateurs post-mise en production est un sujet important en fonction de la complexité du progiciel. Si l'éditeur ne propose pas l'aide dont vous avez besoin à un prix que vous pouvez gérer, il vaut mieux continuer à chercher.

🚀 Qui utilisera le système le plus souvent?

Bien qu'un ERP soit un investissement important, une mise en œuvre réussie garantit des processus plus efficaces, des données centralisées et une réduction des erreurs et des coûts. Mais rien de tout cela ne peut se produire si votre personnel n’adopte pas le système. Je parle ici d'un sujet majeur, la gestion du changement qui peut être une cause d'échec d'un projet ERP comme on l'a vu lorsque Lidl a annulé la mise en œuvre de SAP malgré des sommes considérables dépensées.

La meilleure façon d’encourager des taux d’adoption élevés parmi vos utilisateurs consiste à obtenir l’avis de vos employés avant d’acheter. Evidemment pas tous, mais au moins certains futurs utilisateurs-clés devraient être associés au processus de décision (avant-vente). Il faut identifier leurs flux de travail et se demander comment un nouveau système pourrait les aider ou les entraver. C'est indispensable pour envisager un retour sur investissement solide. Ces informations sur les process de travail seront également utiles lorsque vous créerez votre documentation ERP interne.

A propos de spécifications ERP, les bonnes questions doivent être posées maintenant, pas après l'acquisitionA propos de spécifications les bonnes questions doivent être posées maintenant, pas après l'acquisition

🚀 Quelles spécifications sont les plus importantes pour mon entreprise?

Dans un monde parfait il doit certainement exister un éditeur ERP capable de répondre à toutes vos exigences au prix le plus juste ! 😄 Mais dans le monde réel, vous êtes susceptible de faire des sacrifices en admettant que certains de vos process de travail ne se retrouve dans aucun outil du marché de l'ERP.

Pour vous aider à garder un esprit objectif, vous devez décider le plus tôt possible quelles spécifications logicielles sont les plus importantes lorsque vous présélectionnez les produits ERP. Le moment venu, vos négociations d'avant-vente n'en seront que meilleures car vous saurez précisément ce que vous recherchez.

🚀 Les opérations comptables et financières

L’une des grandes forces de l’ERP est sa capacité à automatiser, rationaliser et analyser la grande majorité des opérations comptables. Sans un logiciel fiable, votre équipe peut consacrer des dizaines d'heures chaque mois à vérifier des tâches fastidieuses telles que la paie, la facturation et la définition des budgets. Mais lorsque ces processus sont automatisés, vous permettez à votre personnel de passer à un rôle consultatif et autonome, plutôt que faire de la simple saisie.

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L'ERP facilite cet ajustement en fournissant des outils analytiques. L’analyse rapide et précise du système réduit les erreurs et permet aux entreprises d’évaluer correctement leur santé financière dans tous les pôles d'activité qui la compose.

🚀 La gestion du capital humain

De nombreuses entreprises investissent dans l'ERP en raison de sa capacité exceptionnelle à gérer et analyser les ressources en capital humain. La gestion automatisée du capital humain (HCM) est une solution précieuse qui gère les données d'embauche et surveille la productivité individuelle. En automatisant des tâches telles que l'administration des primes et les calculs fiscaux, l'ERP réduit considérablement le risque d'erreur humaine. Cela se traduit par une efficacité accrue et moins de pertes financières dues à l'inexactitude.

🚀 La fabrication et la distribution

Les ERP ont la capacité de gérer les processus de fabrication; cela permet d'économiser du temps et de l'argent en optimisant le temps de travail du personnel. Il garantit la précision, mesure la productivité organisationnelle, identifie les faiblesses et automatise une grande partie de la chaîne d'approvisionnement. La gestion des processus de fabrication et de distribution est particulièrement bénéfique car elle accomplit des tâches telles que le contrôle de la production, l'analyse de la qualité et la planification de la distribution qui consomment souvent de nombreuses heures de travail.

🚀 La gestion des fournitures et matériaux

La gestion des fournitures et matériaux permet aux entreprises de surveiller les stocks, les livraisons et les commandes fournisseurs. Les ERP utilisent également des données historisées pour prédire les tendances des achats (cycliques ou pas), ce qui permet aux entreprises de déterminer les niveaux de stock optimaux. Ces fonctions permettent aux entreprises d'atteindre leurs objectifs, de maximiser l'espace de stockage et d'éliminer les stocks de fournitures non rentables.

🚀 La gestion des ventes

La gestion des ventes et des stocks de produits suit et analyse les données de vente, automatise les transactions, surveille les performances, gère la préparation des commandes clients et le crédit client. Un ERP utilise des données historiques pour déterminer les prix idéaux et les chiffres d'inventaire, ce qui permet aux entreprises de gagner beaucoup de temps en supprimant la nécessité d'effectuer manuellement le calcul du prix / bénéfice.

Il permet également de localiser immédiatement tout article dans votre entrepôt, ce qui simplifie le traitement des commandes clients. Toutes ces fonctions permettent aux entreprises d'économiser du temps et des efforts tout en augmentant la précision et l'efficacité dans toute l'organisation.

🚀 La gestion de la chaîne logistique

Les outils de gestion de la chaîne d'approvisionnement (en anglais Supply Chain Management ou SCM) facilitent les opérations impliquées dans l'acheminement d'un produit d'un fournisseur à un consommateur. Dans un ERP, le module SCM gère les fonctions liées à l'approvisionnement, à la distribution et à la gestion des ressources. On retrouve ce type de module chez les détaillants (commerce traditionnel ou en ligne), les fabricants et les distributeurs.

Un avantage majeur du module de gestion des appros est sa capacité à automatiser les tâches fastidieuses nécessaires à la chaîne d'approvisionnement. Cette fonctionnalité permet aux entreprises de consacrer moins de temps à des travaux répétitifs, ce qui se traduit par des niveaux de productivité plus élevés et une vitesse accrue des opérations. De plus l'automatisation réduit le risque d'erreur humaine en diminuant la quantité d'interventions de l'utilisateur nécessaire pour saisir une commande. Cela augmente la précision et élimine les coûts induits par les erreurs.

🚀 La gestion de la relation client

Un ERP offre de nombreuses fonctionnalités importantes en matière de gestion de la relation client (en anglais Customer Relationship Management ou CRM). Premièrement de nombreux systèmes offrent des outils de marketing automatisés qui permettent aux utilisateurs de planifier et de mener des campagnes de marketing tout au long du cycle de vie du produit. Il s'agit notamment d'outils analytiques robustes qui aident les entreprises à améliorer l'expérience client du début à la fin et à augmenter les taux de rétention. Les outils de vente permettent aux utilisateurs de gérer les commandes client sur tous les canaux, on parle à ce sujet de vente multi-canal.

Cela comprend aussi le support des activités d'approvisionnement ainsi que des pratiques de distribution. La gestion de la relation client intègre également des fonctionnalités de gestion des comptes clients, lorsque des chargés d'affaire ont été affectés pour suivre tel ou tel compte client. Ils peuvent ainsi planifier leurs actions de follow-up.

La centralisation de toutes vos données client en un seul endroit semble indispensable, en particulier pour les entreprises qui souhaitent acquérir une compréhension approfondie de leurs clients, c'est pour cela que Facebook espionne ses utilisateurs pour ceux qui n'en auraient pas conscience.

🚀 La capacités d'intégration à votre infrastructure existante

Un ERP doit s'intègrer parfaitement à votre infrastructure informatique existante. Cela permet une mise en œuvre complète avec une perturbation minimale des opérations au jour le jour. Une fois mis en œuvre, un ERP offre un portail unique et intuitif grâce auquel les entreprises peuvent effectuer des tâches, analyser des données, générer des rapports et intégrer facilement de nouvelles applications. En fin de compte, l’intégration de l’ERP garantit que le personnel pourra utiliser le système rapidement et efficacement.

🚀 Le déploiement

Même si de nombreux éditeurs d'ERP proposent à la fois un déploiement sur site et dans le cloud, vous devez toujours réfléchir à cet aspect. Les systèmes sur site (on premise) offrent un plus grand niveau de contrôle et de personnalisation de votre système ERP mais ont un prix élevé. Les solutions sur site sont plus coûteuses à mettre en place (il faut acheter les serveurs et les licences Windows Server), prennent plus de temps à mettre en œuvre (aménagement de la salle serveur dans vos locaux) et sont coûteux à mettre à jour (MàJ Windows Server par le prestataire informatique qui fai votre infogérance). Mais pour les entreprises ayant des exigences de conformité de sécurité strictes ou un accès trop lent à Internet, elles peuvent être une bonne alternative au cloud computing.

Les systèmes basés sur le cloud sont rapides et faciles à mettre en œuvre, ne nécessitent pas une tonne de personnel de maintenance et sont moins chers au départ. Mais ces solutions n'offrent pas autant de personnalisation et peuvent soulever des questions sur la propriété des données. De plus la sécurité dans le cloud est un sujet de plus en plus largement discuté, on se souvient du problème des backdoors SQL Server.

Concernant le type d'ERP, chaque entreprise est différente: ce qui fonctionne pour une entreprise peut ne pas fonctionner pour la vôtre.

🚀 Le projet

La mise en place du projet ERP est toujours une phase sensible, c'est pourquoi les entreprises à la recherche du meilleur logiciel ERP doivent pouvoir compter sur des consultants et un chef de projet qui connaîssent le produit ainsi que les règles de gestion utilisées dans les métiers de l'entreprise utilisatrice, par exemple lorsqu'il s'agit de logiciel de gestion BTP il faut connaître le fonctionnement des situations de travaux, les retenues de garantie, les avances forfaitaires, les attestations de paiement sous-traitant, etc.

🚀 Le support

Assurez-vous que votre éditeur ERP offre un type de support ERP qui vous permet de tirer le meilleur parti du système. Bien que l'ERP soit une solution intuitive avec une courbe d'apprentissage généralement minimale, il s'agit d'un système complexe qui peut nécessiter un dépannage lorsque les services Oracle sont à l'arrêt sur le serveur d'application, ou une réparation sur une interface spécifique ne faisant pas partie du produit.

Il est extrêmement important que votre éditeur ERP offre une excellente gestion des incidents au support, qu'il soit technique ou destiné à l'utilisateur. Actuellement la mise en oeuvre d'EOS (« Tout le monde sur le support ») est de plus en plus prisée chez les éditeurs d'outils de gestion.

🚀 En guise de conclusion

La meilleure façon d'augmenter votre retour sur investissement est de mettre en place un système ERP approprié. En fin de compte, trouver la bonne solution ERP revient à identifier ce dont votre entreprise a besoin! Pour vous aider à déterminer les spécifications ERP de votre organisation, il est possible de se faire accompagner par un expert ERP. Cet article s'est voulu relativement exaustif sur les spécifications ERP à définir préalablement, j'espère qu'il vous sera utile. Tous les retours sont très appréciés, n'hésitez pas à commenter ou à prendre contact.

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Aix en Provence, le 12 septembre 2020

Michel Campillo Michel Campillo, consultant d'entreprise
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➽ Autres billets abordant la question des spécifications ERP : un comparatif ERP pour PME, les étapes d'une implantation ERP, comment réussir un projet ERP.

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