Votre petite entreprise peut-elle se permettre un ERP?

La recherche d'un progiciel ERP peut être un processus décourageant (et coûteux) qui nécessite de longues heures de recherche, des poches bien remplies et surtout de l'aide pour choisir son ERP. Les systèmes de gestion les plus répandus offrent souvent plus que ce qui est nécessaire pour les petites entreprises, avec des fonctionnalités avancées réservées aux utilisateurs les plus expérimentés.

Il est donc très difficile pour les petites entreprises de se faire une idée sur le sujet. Lorsque vous commencez à creuser et que les budgets à prévoir dépassent largement vos possibilités, vous avez l’impression que les systèmes ERP sont tout simplement hors de portée des petites entreprises. Sans parler des risques liés à l'implantation d'un ERP. Votre petite entreprise peut-elle se permettre un ERP?

Pour une petite entreprise, la décision d'adopter un ERP n'est jamais simple ni sans conséquence.

Rien n’est plus déterminant pour le succès ou l’échec à long terme de votre logiciel ERP que la qualité de sa mise en œuvre. Lorsque le déploiement est bien fait, piloté par un chef de projet compétent, vous aurez plus de chances d’obtenir un meilleur retour sur investissement en un temps moindre. Si le processus de mise en œuvre est mal exécuté, vous pourriez perdre beaucoup de temps et d'argent sans voir venir aucun avantage. Il faut donc correctement budgétiser le projet ERP pour mesurer votre retour sur investissement.

Voici les quatre principaux facteurs qui influent sur les budgets ERP dans les petites entreprises:

🚀 Temps de déploiement

Lorsque vient le moment de choisir un système ERP, la question la plus importante à vous poser est de savoir s'il faut déployer un système sur site ou une solution ERP en nuage (SaaS). Le cloud ERP est fourni en tant que service, il n'a pas besoin d'être géré ou traité par votre personnel informatique. C'est tout l'intérêt de ce type de déploiement.

Avec ce genre de déploiement, le progiciel ERP et les données ou informations associées sont gérés de façon centralisée (dans le « nuage » Internet) par l'éditeur de votre solution ERP et les utilisateurs y ont accès au moyen d’un simple navigateur.

En revanche les solutions ERP sur site sont installées localement sur le matériel et les serveurs de votre entreprise, puis gérées par votre personnel ou par un prestataire informatique. Ils nécessitent généralement de gros investissements initiaux et permanents pour l’achat et la gestion du logiciel, ainsi que du matériel et des installations nécessaires à son exécution.

🚀 Nombre d'utilisateurs

On peut affirmer que les solutions sur site n’ont pas beaucoup de sens pour les petites entreprises. Le coût d'achat de l'infrastructure nécessaire pour héberger l'ERP serait insoutenable. Les petites entreprises optent généralement pour un déploiement hébergé dans le cloud. Moins de dépenses initiales signifie un retour sur investissement plus rapide. Les solutions ERP en nuage ont tendance à être tarifées par utilisateur, donc s'adaptent à vos besoins réels plus que ne le ferait un système de gestion installé sur votre propre infrastructure réseau.

🚀 Caractéristiques et modules

Toutes les solutions logicielles ERP ne sont pas construites de la même manière. Toutes ont leurs forces et leurs faiblesses, y compris les fonctionnalités qu’ils offrent, le type de support fourni sur l'ERP, les intégrations disponibles à la volée et bien plus encore. Le marché propose des systèmes ERP de toutes formes et de toutes tailles, du « standard prêt à l'emploi » comme SAGE à la « technologie Rolls-Royce » avec intégrateur qui fait des développements spécifiques. Chaque produit a ses avantages et ses inconvénients selon le secteur d'activité.

Dans ce scénario, les petites entreprises peuvent grandement bénéficier de systèmes ERP moins complexes. Vous n’avez pas besoin de tous les éléments d’un système SAP à 500 millions d'euros, alors pourquoi ne pas définir précisément vos besoins? Certaines des fonctionnalités les plus courantes comprennent:

• ► Comptabilité
• ► Intelligence d'entreprise (BI)
• ► Gestion de la relation client (CRM)
• ► Ressources humaines (RH)
• ► Gestion des stocks (WMS)
• ► Fabrication (MRP)
• ► Gestion de la chaîne d'approvisionnement (SCM)

La liste de modules ci-dessus est évidemment indicative, elle va dépendre de la réalité de votre société, mais basiquement c'est ce que je retrouve un peu partout.

🚀 Budget de formation

Pour ce qui est de la formation à l’ERP, il est important de bien faire les choses la première fois afin d’éviter tout problème à l’avenir. Si vous les formez trop tôt dans la phase de projet, le personnel peut oublier ce qu’il a appris et perdre son élan. Entraînez-les trop tard, votre équipe ne sera pas préparée et le projet sera retardé. Il est important de former les utilisateurs finaux afin qu’ils soient prêts à utiliser les nouveaux processus dès le premier jour, ce qu'on appelle la « bascule » ou le « go-live ».

Vous pouvez résoudre ce problème en impliquant vos employés dans la gestion du projet de mise en œuvre ERP de bout en bout, en les guidant tout au long du processus en ce qui concerne les capacités logicielles spécifiques ou les moyens de les utiliser au mieux. Le fait de garder ainsi vos employés engagés favorise une culture d’apprentissage continu qui les maintiendra motivés. Une main-d'œuvre engagée rendra également votre projet ERP plus fluide et protégera l'entreprise des problèmes ou des pannes système dus au manque de connaissances des utilisateurs.

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Aix-en-Provence, le 10 août 2019

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Michel Campillo, consultant d'entreprise
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