10 étapes pour une mise en œuvre ERP réussie

De logiciel de gestion d’entreprise à partie intégrante d’une entreprise, la solution ERP a parcouru un long chemin, non seulement en termes de lissage du processus d’activité, mais également en termes de croissance globale de l’entreprise. La complexité et la multiplicité des activités des entreprises, qui traversent tous les pays et les fuseaux horaires, entraînent un chaos injustifié.

C’est ici qu’une solution ERP efficace, avec son effet de grande portée, dissipe le chaos dans une conception systémique permettant de fournir en continu des résultats positifs à la société. Il rationalise et accélère les processus opérationnels, offrant ainsi un avantage concurrentiel à la société.

Pour mettre en œuvre son ERP de façon réussie, une bonne méthodologie de choix est importante.

On dit que «le premier pas à droite mène à la moitié de la guerre gagnée»; Par conséquent, il est fondamental d’avoir une implémentation correcte de l’ERP pour une utilisation optimale. Nous présentons ci-dessous les "10 étapes obligatoires" pour une implémentation réussie de la solution ERP.

🚀 1. Identifier les problèmes / Fixer les objectifs

ERP fournit une vaste solution à de nombreux problèmes rencontrés par les entreprises. Cependant, il est très important d'identifier le véritable objectif de la mise en œuvre de l'ERP. La question est moins de «devrions-nous mettre en œuvre» et plus plutôt de «pour quoi l'ERP devrait-il être mis en œuvre». Les indicateurs de performance clés (KPI) doivent être analysés afin de comprendre la nécessité de l’intervention du logiciel. Les objectifs clés sont nécessaires; non seulement par rapport au présent, mais aussi parce que les projections futures sont incluses dans la liste des demandes d'achat, ce qui permet à une entreprise de prendre en compte l'évolutivité et de prendre en compte les changements futurs de l'entreprise / du secteur. Encore une fois, il est essentiel d'identifier le problème ou la nécessité exacte motivant l'ERP.

🚀 2. Définir l'enjeu et l'équipe

Les objectifs peuvent être multiples, allant de la transparence des opérations au contrôle financier, en soutenant l'expansion organique, en soutenant l'acquisition ou en soutenant des processus communs. Selon l’étude Panorama, 61,1% des mises en œuvre de progiciels de gestion intégrés prennent plus de temps que prévu et 74,1% de leurs projets dépassent les prévisions budgétaires. La principale cause des retards et de la budgétisation excessive est la définition peu claire de l'exigence ERP. Les fonctionnalités ERP doivent être évaluées conformément au baromètre de synchronisation dans les besoins de l'entreprise. En fonction du budget et des besoins essentiels, la liste de demandes ERP doit être générée, ce qui permet une mise en œuvre sans heurts et sans obstacles supplémentaires.

🚀 3. Réfléchissez / évaluez les options

Selon Capterra, environ 33% des acheteurs ERP n’ont pas fait de démonstration avant d’acheter un produit et environ 22% des entreprises interrogées ont déclaré avoir acheté le premier système qu’ils ont examiné. Ce sont des statistiques dangereuses, non seulement pour ceux qui implémentent l'ERP, mais également pour les fournisseurs, car l'utilisation optimale du logiciel ERP reste un rêve. Pour une utilisation réussie du logiciel ERP, la direction de la société doit investir son temps dans l’évaluation des options disponibles.

Le rapport ERP de 2015 indiquait que 93% des entreprises personnalisaient leur logiciel ERP dans une certaine mesure en fonction de l'utilisation envisagée. La personnalisation peut parfois entraîner une augmentation du nombre de défaillances du système ERP, car elle peut accroître la complexité. L'organisation doit comprendre clairement la différence entre la configuration et la personnalisation du package ERP, car plusieurs fois l'exigence est remplie par le système acheté, sans qu'aucune personnalisation ne soit nécessaire. L'évaluation des options ERP est une tâche très importante, car les options doivent être évaluées en fonction des besoins actuels, ainsi que des exigences futures. Les nouveaux ajouts, tels que la solution ERP cloud ou ERP SaaS, constituent la préférence actuelle des clients, car ces options sont disponibles dans différentes portées et assouplissements pour répondre aux besoins futurs. Ainsi, une entreprise doit faire un brainstorming avec les fournisseurs / consultants ERP pour mettre en place le meilleur système de l'entreprise.

🚀 4. Migration de données

Une fois la solution ERP identifiée, l'étape suivante la plus importante et la plus importante est la migration des données, qui permet une transition en douceur et une utilisation future du logiciel. L'implémentation d'un progiciel de gestion intégré peut s'avérer un énorme changement, surtout si l'entreprise teste le logiciel pour la première fois. Identifier quelles données sont nécessaires pour réussir la transition vers le problème logiciel commun est très important. La plupart des logiciels permettent la saisie de données, mais un transfert complet des données peut alourdir le logiciel. Par conséquent, seules les données les plus importantes et les plus importantes doivent être transférées vers le logiciel et un soin particulier doit être apporté pour que les données soient extraites du logiciel, le cas échéant.

🚀 5. Vérifier l'infrastructure

La préparation de l'entreprise à la mise en œuvre de l'ERP est au cœur de toutes les étapes de sa mise en œuvre et joue un rôle essentiel dans le processus, que ce soit un succès ou un échec. Après un brainstorming détaillé entre le fournisseur et sa direction, l’infrastructure requise est installée.

Selon Mint Jutras, 23% sont incapables de développer leur entreprise aussi rapidement qu'ils le voudraient et pensent que c'est parce qu'ils manquent des outils dont ils ont besoin dans leur système ERP actuel. L'infrastructure sur laquelle le logiciel s'exécutera doit avoir la possibilité d'évoluer avec les options de mise à jour en fonction de la demande. Cette exigence ne devrait pas être limitée.

🚀 6. Personnalisation

Le logiciel ERP est conçu après de nombreuses recherches et en fonction des besoins de l’industrie. Dans certains cas, la personnalisation peut ne pas être nécessaire. L'implémentation d'une solution ERP est une décision d'investissement importante de la part de l'entreprise, impliquant un important pool de ressources. La direction doit donc maintenir en permanence un aperçu du logiciel ERP et du calendrier de maintenance. Au cours du test pilote, la direction doit évaluer la réalisation de la valeur du système par rapport à la valeur souhaitée de la société. Il convient de vérifier le système adopté par la société depuis sa création - tant que la société suit les meilleures pratiques OU ne respecte pas certaines méthodes non conventionnelles / anciennes concernant l’ERP adapté à l’achat? Il convient de répondre à ces questions avant la personnalisation, car il est possible qu'avant même de comprendre le logiciel, le système et les modifications apportées soient positifs, il est possible que le logiciel ne soit jamais personnalisé.

🚀 7. Gestion du changement

Les employés de toutes les entreprises sont habitués au même type d’activités effectuées selon un processus défini dans leur routine quotidienne et toute modification peut être difficile à accepter, en particulier si elle est aussi influente que l’ERP et que la gestion du changement devient cruciale. Le progiciel de gestion intégré n'est pas une immobilisation fixe, comme un ordinateur acheté et installé dans le bureau de la société. c'est en fait un système qui modifierait l'environnement et le style de travail pour le mieux, ce qui affecte non seulement une ou deux opérations, mais toutes. La direction doit impliquer ses employés et les préparer mentalement à répondre aux questions critiques telles que: - Pourquoi est-il important pour l’organisation d’inclure un système ERP? OU Comment un ERP augmenterait-il la productivité? OU Comment un ERP automatiserait-il les fonctions de back-office et permettrait-il de gagner du temps? Une série de séances de remue-méninges, de mises à jour sur les développements connexes et de réponses aux demandes de solutions renforcerait la confiance des employés et les préparerait à accueillir le bon changement à bras ouverts. Le changement est pour tout un chacun et communiquer cela positivement aux employés facilitera les choses, car un ERP ne peut fournir des résultats optimaux que lorsque chaque employé accepte le changement. Par conséquent, il faut veiller à assurer une transition en douceur, mais néanmoins réussie, en favorisant le consensus et la confiance des employés.

🚀 8. Transfert de technologie et de connaissances

21% des mises en œuvre ERP ne génèrent pas d'avantages commerciaux significatifs. Les raisons varient, à commencer par une personnalisation inappropriée pour une utilisation non optimale du logiciel résultant d'un personnel mal formé exploitant / transmettant des données à la solution. La formation est l’aspect le plus important du processus de mise en œuvre du logiciel ERP. Cela garantit qu'il y a moins de problèmes et plus de succès, en particulier lorsque l'ERP est implémenté pour la première fois dans l'entreprise ou lorsque la plate-forme est modifiée d'une solution ERP à une autre. La direction de la société doit veiller à ce que le personnel de support informatique interne de la société fournisse aux détaillants le savoir-faire et le savoir-faire technologique appropriés. Une utilisation appropriée de la technologie et un transfert efficace des connaissances, ainsi qu'une formation adéquate, doivent être envisagés, car ils sont les parties responsables du succès de l'ensemble du projet. Le fait de considérer le consultant comme faisant partie du projet contribuerait non seulement à une opération en douceur et sans encombre, mais réduirait également l’écart de temps entre le problème inopportun et la solution.

🚀 9. Gestion de projet et tests

Après évaluation de toutes les options disponibles, sélection des solutions les plus appropriées, puis formation des employés, le véritable aspect de la mise en œuvre est la mise en œuvre du projet lui-même. Selon une étude Panorama Research, 40% des mises en œuvre d'ERP provoquent des perturbations opérationnelles majeures après la mise en service. par conséquent, une mise en œuvre correcte est impérative. La rigidité peut se retourner contre lui car il y a beaucoup de temps entre les processus de sélection, d'évaluation et de mise en œuvre. . Il y a aussi une improvisation latérale à intégrer. Simultanément, l'objectif principal ne doit pas être dilué ou modifié. Le test est une phase importante du processus de mise en œuvre, qui prend en charge les tests d'acceptation du système et des utilisateurs.

🚀 10. Touche finale (mise en ligne) et assistance continue

Une fois que la solution ERP est correctement vérifiée et mise en œuvre, il est temps de passer à l'action. Il est conseillé de poursuivre un test de fonctionnalité supplémentaire, juste par mesure de sécurité. Une solution ERP n'est pas un événement ponctuel, mais plutôt un processus continu. C’est quelque chose que la société doit surveiller en permanence pour éviter toute anomalie ou problème systémique susceptible d’affecter les fonctionnalités du logiciel ERP.

Enfin, les mises à jour logicielles standard des fournisseurs font partie des exigences de la solution à la fin de la mise en œuvre. La maintenance doit également être effectuée périodiquement dans le cadre du support continu, ce qui permet de garantir le bon fonctionnement de la solution.

➽ Sur ce blog je m'intéresse aussi aux SSII (pas les pires), aux intégrateurs Microsoft Dynamics, aux leçons à tirer d'un projet ERP réussi (5982), à la définition d'un ERP et à bien d'autres sujets similaires.

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Aix en Provence, le 30 novembre 2019

Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
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