Les tableaux de bord ERP sont essentiels au succès de votre entreprise

65% des personnes apprennent mieux de manière visuelle. Ce concept s’applique également aux logiciels ERP. En fait les représentations graphiques sont capables de transformer des concepts complexes - les nombreuses subtilités d'un système ERP - en représentations plus universelles, plus faciles à comprendre et à utiliser. C’est à cela que servent les tableaux de bord ERP: mieux gérer l'entreprise.

Comme l'explique Gartner, les tableaux de bord ERP permettent de visualiser des données mesurables et essentielles à la bonne marche de l'entreprise. Les dirigeants et les managers disposent ainsi d'un aperçu des performances, des perspectives et de l'interconnectivité des processus métier en oeuvre dans l'entreprise.

Les tableaux de bord permettent aux utilisateurs d'ERP d'améliorer leur capacité de décision.

Les tableaux de bord ERP illustrent les indicateurs clés et renseignent de manière précise sur les performances opérationnelles. Les consultants chefs de projet qui sont les principaux intervenants en implantation ERP mettent à disposition des utilisateurs une image claire de la santé de l’entreprise.

🚀 Les composants de la construction d'un tableau de bord ERP

Un tableau de bord ERP efficace ne se construit pas tout seul, cela nécessite une planification minutieuse et un sens aigu des objectifs de l'entreprise. Cela varie considérablement d'une organisation à l'autre, par exemple dans le BTP on accorde une importance majeure au suivi de chantier. Les objectifs de chaque catégorie d'utilisateurs, conducteurs de travaux, assistantes travaux, responsables achats, gestionnaires de parcs matériels, comptables etc. utilisent des indicateurs de performance différents en fonction de leurs objectifs.

Lors de la création d’un tableau de bord, il est important de travailler sur des données précises et pertinentes par rapport à vos objectifs. Si l'ERP génère des données fiables, les tableaux de bord qui en sont issus sont sensés présenter des données également fiables si le consultant fonctionnel qui a construit le tableau de bord a mis en place les opérandes de calcul adéquates.

En gestion de chantier les données utilisées : avancement sur les situations de travaux, gestion du compte prorata (dépenses communes de chantier), les retenues de garantie, les avoirs sur situations etc. se combinent pour former un tout unifié permettant de gérer le chantier.

🚀 Suivre les indicateurs clé

Pour que vos tableaux de bord restent simples et ciblés, vous ne devez suivre que les indicateurs-clé qui démontrent ce que votre entreprise fait et où ses ressources sont concentrées. C'est le principe de l'ERP (Enterprise Resources Planning). Le suivi prend du temps et des efforts, et trop de données peut conduire à une paralysie de l'analyse./ Le but des consultants ERP qui construisent les tableaux de bord n'est pas de rendre le processus de prise de décision encore plus difficile qu'il ne l'est déjà.

Le but ultime des tableaux de bord est de permettre une meilleure prise de décision, à tous les niveaux. Quand je construis un tableau de bord pour un client, je commence par ce dont il a le plus besoin et j'ajoute des éléments ensuite si nécessaire. Tous les outils ne sont pas aussi flexibles à ce niveau, les consultants intégrateurs de progiciels n'ont pas toujours autant de possibilité pour fignoler autant qu'ils veulent leurs TdB. Certaines règles de gestion ne sont pas transposables partout.

🚀 Analyse du risque: identifiez les opportunités d'amélioration

En gestion de travaux on se heurte en permanence à des circonstances imprévues qui entravent le cours normal du chantier tel qu'il avait été planifié par le bureau d'études. Je parle d'aléas qui imposent une prolongation de l'immobilisation des installations de chantier par exemple. Les conducteurs de travaux doivent savoir y faire face, dans le cadre de la supervision du chantier : fournisseurs qui livrent en retard, engins de travaux en mauvais état de fonctionnement, dysfonctionnement d’équipes à cause d'absences, sous-traitants mal planifiés etc.

On ne peut pas empêcher la survenue d’événements non prévus ou d’aléas qui affectent les équipes dans les travaux de construction ou de rénovation. Mais on peut identifier les causes de ces aléas. S'ils sont bien construits, les tableaux de bord ERP doivent mettre en évidence les opportunités d'amélioration et les gains d'efficacité. Comme on dit, les tableaux de bord ERP ne valent que par les histoires concrètes qu’ils racontent sur la vie des chantiers.

🚀 L'importance d'une communication efficace

Les tableaux de bord ERP sont utiles aux conducteurs de travaux pour communiquer avec les clients. Ils traduisent des données complexes de manière facile à comprendre. Je pense en particulier aux tableaux de consommation (fournitures, main d'oeuvre, utilisation des engins de chantier, sous-traitance). Soyons réalistes: les données issues d'un ERP sont généralement assez denses. Avec des tonnes d'informations provenant de processus métier disparates, il est parfois difficile de comprendre toutes ces données et de les interprèter. Mais cela fait partie intégrante du métier de conducteur de travaux.

Les conducteurs de travaux sont sensés baser leurs décisions sur les informations contenues dans le système ERP. Leur interprétation des résultats doit être raisonnable, et basé sur des données complètes pour être juste (s'il manque la sous-traintance dans l'analyse des résultats de chantier, on ne va pas aller loin). Même le directeur travaux doit avoir tous les éléments avant de parvenir à une conclusion sur la façon dont les conducteurs mènent les affaires. Les tableaux de bord de gestion d'affaire ne sont utiles que s'ils aident à éclairer les points principaux de l'affaire qu'il mène.

Ensuite dans sa communication avec le maître d'oeuvre il incombe au conducteur de travaux d’exprimer le raisonnement qui est derrière le résultat particulier d'un tableau de bord.

Maintenant que vous savez pourquoi les tableaux de bord ERP sont essentiels au succès de votre entreprise, il vous reste à mettre en pratique.

➽ Je suis consultant d'entreprise, spécialiste en logiciels de gestion. Sur mon blog je m'interroge sur les problématiques de projets ERP à travers des articles comme les étapes clefs pour réussir son projet ERP, la liste des éditeurs ERP, ERP ou CRM, quel outil de gestion choisir ?, comment comparer pour choisir un ERP, et en savoir un peu plus sur quelles leçons tirer d'un projet ERP réussi?, mais aussi les causes d'échec d'un projet ERP.

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Aix-en-Provence, le 28 septembre 2019

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Michel Campillo, consultant d'entreprise
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