Implanter un ERP exige de s'intéresser aux préoccupations de nos interlocuteurs

Quelles leçons tirer d'un projet ERP réussi?

Chacun apprend de ses propres succès et erreurs. Il n'y a pas de meilleur moyen de progresser. Dans cette optique, il est intéressant de discuter avec les clients en phase d'atterrissage de projet pour tirer les leçons d’une implémentation réussie de logiciel de gestion. Evidemment on ne peut pas toujours discuter librement avec les clients sur la meilleure manière de mener un projet...

Un projet ERP réussi
Et vous, comment s'est passé votre dernier projet ERP?

Cependant apprendre à partir d'une étude de cas client spécifique fournit des leçons utiles à tout chef de projet désireux de progresser dans sa carrière. Voici quelques notes prises suite à l'implémentation d'un ERP chez un client brésilien chez lequel j'étais en mission dans le cadre de la mobilité professionnelle internationale qui m'a amené au Brésil.

Prendre la mesure de la complexité de l'ERP

La personne avec qui j'ai mené ce projet était un informaticien très expérimenté - et un technicien très compétent. En principe même quelqu'un de techniquement sophistiqué reconnait la complexité de tout système de gestion de type ERP. En tant que consultant ayant déjà implémenté cette même solution dans d'autres entreprises, je peux témoigner que déployer un progiciel n'est jamais simple.

C'est particulièrement vrai lorsque le client déploie également d'autres solutions en parallèle (GED etc.) ou d'autres systèmes intégrés!

Il faut reconnaître que la plupart des systèmes ERP brillent par leur complexité. Il faut en prendre conscience pour budgétiser le temps et les efforts nécessaires de manière à définir et tester pleinement les processus qu'on souhaite intégrer. L'intégration des processus métier est un point fort des logiciels de gestion, mais elle peut également compliquer et ralentir la transformation numérique de l'entreprise cliente. Entrer en profondeur dans le sujet est toujours plus ardu que rester en surface.

S'investir dans le transfert de connaissances

Beaucoup de clients supposent qu'ils apprendront à utiliser leur système de gestion par une espèce d'osmose, à force de l'utiliser en quelque sorte. Cependant comme la plupart des clients le constatent en fin de projet, ce n’est tout simplement pas le cas. Que faire? Il faut trouver des moyens autres que "l'osmose" pour créer des compétences internes sur le progiciel. Quel que soit l'éditeur avec lequel vous travaillez (y compris les grands intégrateurs tels que Deloitte, Capgemini, Accenture etc.) il est important que vous preniez le temps d'apprendre à utiliser le logiciel.

Connaître le progiciel vous permettra, à vous et à votre équipe projet, d’être plus autonomes et de collaborer davantage entre vous pour définir comment la technologie peut améliorer le fonctionnement de votre entreprise. En phase d'accompagnement des utilisateurs le consultant chef de projet ne peut pas tout, un investissement personnel est nécessaire de la part des key-users. C'est une importante leçon à tirer à l'issue d'un projet ERP qui s'est bien déroulé.

Appropriation et responsabilisation

Outre le transfert de connaissances lors des formations utilisateurs sur l' ERP assurées par les consultants envoyés par l'éditeur, il est également important de prendre le contrôle de votre projet ERP. Quelle que soit la compétence du chef de projet ERP avec lequel vous traitez, votre équipe interne doit prendre possession du projet. Idéalement lorsque vous démarrez un projet ERP, c'est à vous de prendre en charge la planification et le budget du projet - et ne pas laisser ce rôle uniquement au consultant intégrateur chargé de vous accompagner.

Bien sûr cela peut être plus facile à dire qu'à faire. Il est assez difficile de trouver suffisamment de ressources en interne pour faire avancer un projet ERP sans en même temps développer ces compétences internes. Lorsque vous ne disposez pas déjà de compétences internes sur les progiciels en général, je reconnais que c'est difficile. Cependant plus vous vous y mettez dés la bascule (jour J de l'entrée en production de l'ERP) et plus vous aurez de chances de réussir à long terme.

Comprendre les facteurs qui déterminent le temps et le coût de mise en œuvre

C'est un fait, la plupart des implémentations d'ERP prennent plus de temps et d'argent que prévu. Cela rend les processus de cadrage, de planification de la mise en œuvre et de préparation à la mise en œuvre très importants. Les entreprises qui maîtrisent bien ces variables ont beaucoup plus de chances de réussir. Tous les chefs de projet ERP expérimentés le savent et en tiennent compte lors de la définition de leurs priorités. Plus le client demande une personnalisation du système ERP, plus il est difficile de tenir le triangle budget - délai - qualité.

Plusieurs facteurs sont plus susceptibles de déterminer combien de temps et d'argent la mise en œuvre du progiciel prendra. Je ne parle pas ici de la maintenance du système ERP, mais de sa mise en place. Il existe une corrélation directe entre le rythme de votre organisation dans ces domaines et le temps et les coûts de mise en œuvre globaux. Si possible les réferents projet doivent avoir une vue extérieure indépendante des consultants ERP nomades et connectés qui interviennent dans leurs locaux. Le référent projet peut ainsi élaborer (ou contribuer à élaborer) une planification et un budget réalistes pour l'implantation.

Construisez votre projet ERP pour une durabilité à long terme

Il y a deux composants à considérer ici. Tout d'abord, s'assurer de la qualité du projet d'implémentation du progiciel. Si votre projet reste sur la bonne voie, sans dérapage ni sortie de route, s'il est aligné sur votre organisation et s'il offre les avantages escomptés que l'éditeur vous a proposé en avant-vente, vous pourrez travailler l'esprit tranquille à augmenter l'adhésion des utilisateurs au logiciel.

Le deuxième volet de la durabilité à long terme doit se concentrer sur la création d’un centre d’excellence ERP au sein même de votre entreprise. Cela garantira que les collaborateurs maîtrisent la solution. Vous pourrez ainsi améliorer de manière proactive l'adoption de la technologie par votre équipe au fil du temps. Les avantages immédiats et à long terme sont nombreux.

La création de compétences internes sur l'ERP est un important défi pour le référent projet, et sur ce point comme sur d'autres il doit pouvoir compter sur l'aide du chef de projet missionné par l'éditeur du progiciel.

Il n'y a pas de réponse facile à ces problématiques qui font partie de notre quotidien, nous le savons tous.

➽ Sur ce blog je m'intéresse aussi aux SSII (pas les pires), aux avantages des ERP, aux astuces pour Outlook 2016, à Gérald Karsenti, aux intégrateurs Microsoft Dynamics, aux risques liés à l'implantation d'un ERP et à bien d'autres sujets similaires.

Aix en Provence, le 4 novembre 2017

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Michel Campillo Michel Campillo, consultant d'entreprise
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