Logiciel BTP, gestion d'entreprise du bâtiment et travaux publics

Investir dans un logiciel BTP est-il une dépense inutile? Si vous vous posez la question, il est temps de découvrir pourquoi une entreprise de bâtiment et travaux publics devrait investir dans un logiciel de gestion. Nous sommes dans l'ère du numérique, tous les secteurs industriels bénéficient des innovations les plus récentes et ont acquis des outils de gestion de la production assistée par ordinateur, mais curieusement le BTP semble en retrait. Pourtant les innovations qui bouleversent le BTP ne manquent pas, et tout commence avec un logiciel de gestion adapté à la gestion de chantier.

Le BTP a commencé à tirer parti de l’outil technologique plus tardivement que les autres secteurs.

De nombreuses entreprises de construction sont passées à côté des logiciels de devis de travaux publics par exemple, alors même que ce type d'outil gère de manière significative tous les aspects de la gestion de projet informatique. Prenons l'exemple du chiffrage d'un bureau d'études (BE) sur le prix de la tranchée, du raccordement et du remblaiement (je ne parle pas de délai de raccordement ici). Il est courant de chiffrer le terrassement au m³. Or le coût d'une tranchée (pour enterrer une gaine électrique par exemple) dépendra de sa dimension, des matériels utilisés, de la profondeur de fouille et nature du sol.

Être dans le secteur de la construction signifie gérer tous les problèmes opérationnels qui accompagnent un projet de construction, et c'est une tâche ardue. Dans ces circonstances la majorité des entreprises de construction voir les professionnels du bâtiment en général doivent utiliser un logiciel de gestion de projet de construction de manière à organiser, planifier, exécuter les projets de construction. En commençant par estimer leur coût, que le maître d'œuvre ait communiqué une DPGF (prix global et forfaitaire), un BPU (bordereau des prix unitaires) ou un DQE (détail quantitatif estimatif) sur les marchés à bons de commande.

Qu'il s'agisse du partage d'informations (du chiffrage à la facturation), de la prise de décision, de l'analyse de résultats de chantier, de la gestion budgétaire, de la planification opérationnelle des tâches, du suivi de l'avancement des travaux etc., un logiciel de BTP innovant joue un rôle important pour l'entreprise. Je connais peu de pros du BTP qui s'aventureraient à l'heure actuelle auprès de gros maitres d'œuvre sans l'aide d'un logiciel de suivi de chantier. Je ne parle pas ici du logiciel SAP, mais d'un outil adapté aux PME de travaux publics.

Certaines sociétés estiment ne pas avoir besoin d'un logiciel complet, et préfère un simple outil orienté tâches (démolition d'un plancher en dalle béton armée, dépose d'appareils sanitaires, étaiement et blindage, mur de soutènement etc.) On peut imaginer aussi un logiciel de comptabilité pour éviter les écueils des saisies manuelles afin de générer les écritures comptables de l’entreprise de façon fiable. Certains se contentent même d'un logiciel de planning qui gère l'affectation de la main-d’œuvre et des ressources (matériels BTP).

Pourquoi un logiciel de gestion du bâtiment est-il important pour la croissance d'une PME? En fait lorsque nous parlons de logiciel BTP, la question est la suivante: les sociétés de la construction devraient-elles investir dans un logiciel pour gérer leur chantier de travaux publics, ou bien investir dans ce genre de système informatique n'est-il qu'une dépense inutile? Pour répondre à ces questions il faut identifier les avantages de la mise en œuvre d'un logiciel BTP et la manière dont il peut contribuer à la croissance d'une entreprise de ce secteur.

La première raison d'investir dans un logiciel de gestion d'entreprise du bâtiment est de bénéficier d'une gestion de projet plus efficace et plus simple. Paradoxal ? Non, car les logiciels BTP favorisent une approche systématique de la gestion des projets de construction. Mon expérience de chef de projet IT spécialisé dans le BTP montre qu'il est impossible de gérer une entreprise de construction sans une gestion de projet efficace. Les eux vont ensemble!

Un ERP BTP intégré aide les conducteurs de travaux à gérer tous les aspects d'un projet de construction, de la gestion des documents à la gestion des ressources (planification de la main d'œuvre et des matériels de chantier) en passant par les engagements chantier et la livraison finale du projet. Lorsqu'un logiciel BTP dispose d'un stockage en nuage, tout en tenant compte des questions de sécurité dans le cloud, il est facile de saisir et de consulter tous les détails du chantier.

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A condition que les conducteurs de travaux puissent eux-aussi accéder à la solution, il est plus facile de suivre le chantier et de s'assurer que tout se passe bien lorsqu'on utilise un ERP. Une société de travaux publics doit fournir beaucoup de documentation à chaque étape du chantier pour rester en adéquation avec la législation, et ceci de la validation du devis commercial de chiffrage des travaux jusqu'à la livraison. C'est beaucoup de paperasse! Quand vous menez de front plus d'une vingtaine de chantiers en simultané, il est vite très compliqué de gérer tout un tas de tableurs Excel. La recherche d'une simple information devient un supplice.

Avec un logiciel BTP, tout est numérisé et les données sont stockées dans le cloud. Pas besoin de perdre du temps pour récupérer les informations au sein de plusieurs fichiers Excel, en courant après les collaborateurs qui détiennent l'information sur le poste de travail, lesquels collaborateurs peuvent être difficiles à joindre quand ils courent sur les chantiers. Autre avantage d'un ERP BTP, en cas de modifications de la planification du projet toute l'équipe peut en être informée. On sait que le défaut de coordination provoque des retards sur l'avancement de production des chantiers.

Comment faire pour que l'équipe reste au courant de la planification des tâches et de ses modifications? Grâce au logiciel BTP proposant un planning opérationnel pour les hommes et les matériels (ressources). Le personnel du parc matériel, du mécanicien du dépôt jusqu'au gestionnaire de matériel, peut savoir quel équipement est requis ce jour et où il est nécessaire de l'envoyer via porte-char. Quant aux chefs de chantiers, Ils peuvent connaître les tâches en attente et les horaires mis à jour, et ainsi via tablette faire le pointages des salariés et des intérimaires.

Lorsque toutes les informations et tous les documents sont stockés au même endroit à l'aide du stockage en nuage, la récupération des informations est plus facile. Avec le stockage numérique basé sur le cloud, toutes les données peuvent être consultées à tout moment. Avec certains ERP, les données en cloud sont en partie consultables sur des tablettes voir des ordiphones (smartphones). C'est autre chose que de devoir fouiller dans les dossiers de l'armoire du bureau d'études pour trouver l'information. Un ERP BTP rend l'information accessible en quelques clics.

Qui ne souhaite pas bénéficier d'une communication meilleure entre les pôles de l'entreprise ? Pour tout secteur d'activité, et les travaux publics n'y échappent pas, la communication est toujours un aspect important. Supposons que vous êtes au bureau et que les salariés de chantier ont besoin de certaines données de votre part, par exemple une vérification de contrat d'intérim sollicité par un chef de chantier. Avec un logiciel de gestion du bâtiment, vous pouvez vérifier rapidement depuis votre poste et lui retourner l'information requise. Cela permet de faire avancer les travaux ! Une bonne communication et une bonne visibilité de l'encours sont importantes pour la réussite d'un projet de travaux publics.

La communication devient sans effort et plus simple avec un logiciel de gestion de construction. Tous les collaborateurs associés au projet, du chiffreur au chef de chantier en passant par les comptables et la facturation font l'expérience de l'afflux rapide et fiable d'informations qui contribuent à une meilleure planification et exécution d'un projet. Tous les professionnels du BTP vous le diront, gérer une entreprise de construction n'est pas facile. L'outil informatique peut grandement vous aider.

Ne sous-estimez pas la comptabilité: un outil de comptabilité analytique vous permettra de faire du suivi de chantier par poste analytique et aidera à gérer les comptes. Indispensable pour surveiller le coût du projet! Ce type d'outil vous permet aussi de préparer à l'avance l'évolution de votre entreprise y compris les besoins en fournitures, en machines et en main-d'œuvre. Cependant rien ne remplace un logiciel de gestion (ERP), comme on le lit souvent sur les forums ERP: la comptabilité est un rétroviseur pour décrire le passé et corriger le tir, tandis que l'ERP vous parle de l'instant présent.

Un ERP spécialisé dans les chantiers vous aidera à arbitrer des questions comme: sur cette affaire dois-je louer un dumper auprès de Kiloutou ou solliciter le dépôt des matériels pour envoyer une machine à nous vers ce chantier? Identifier le nombre de machines requises (immobilisations) aide à réduire le gaspillage de ressources et les problèmes de dépassement de budget. Un comparatif ERP précisera les possibilités offertes d'un outil à l'autre. Bref avec un logiciel BTP on visualise les ressources en matériels existantes et pouvant être potentiellement utilisées.

L'avantage est que l'entreprise se tient au courant des équipements utilisés à l'instant t et sur quels chantiers ils sont mobilisés. C'est le propre d'un tableau de bord chantier: dès qu'une ressource devient inactive, elle peut être mise à jour sur le logiciel dans la fiche matériel, il suffit de la changer d'état. Si la conduite de chantier nécessite cet équipement particulier, il peut être affecté à la tâche suivante. Rien de plus simple pour gérer les matériels BTP!

La dimension d'analyse (reporting) est importante quand on gère des projets de construction. Un logiciel de gestion BTP enregistre chaque détail des projets, avec des données accessibles à tout moment pour analyser l'avancement de chantier, les engagements chantiers, l'utilisation des ressources et le reste à faire dans le budget. On peut comparer l'avancement actuel du chantier et l'avancement estimé du projet conformément à la planification pour prendre des mesures immédiates si nécessaire. Avec un logiciel ERP le retour sur investissement est inestimable.

De la planification du projet à son exécution, les responsables de l'entreprise de travaux publics sont mis à jour sur tout, ce qui les aide à mieux comprendre le déroulement du chantier. L'utilisation d'une solution ERP aide donc à réaliser des projets BTP en minimisant les retards dans l'exécution, voir sans aucun retard. Si vous gérez une entreprise du bâtiment et travaux publics et faites face à des défis aussi énormes que ceux-ci, vous avez besoin d'un ERP de gestion de la construction.

Vous n'avez jamais informatisé votre entreprise ? Il est temps de franchir cette étape radicale en vous tournant vers un outil technologique qui portera efficacement votre entreprise vers les sommets.

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Michel Campillo, consultant d'entreprise
Logiciels de Gestion
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