Le consultant ERP fait aussi de l'assistance opérationnelle auprès des utilisateurs

Altior ERP

Un nouvel outil de gestion arrive sur le marché, Altior ERPLes systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) permettent d'optimiser la gestion des processus métier, à travers des applications interconnectées automatisant des fonctions telles que la comptabilité, les RH, la facturation, la gestion d'affaire etc. Le tout grâce à des modules spécifiques à chaque fonction, tous interconnectés.

J'ai déjà écrit sur les outils nouvelle génération qui arrivent sur le marché de l'ERP dans l'hexagone, or j'ai l'opportunité aujourd'hui de présenter un exemple concret.

Une nouvelle solution de gestion vient d'être lancé, Altior ERP est le nom du nouveau venu.

Altior ERP, un environnement de gestion complet et connectable
Altior ERP, un environnement de gestion complet et connectable

Le monde du progiciel d'entreprise a bien changé depuis que le système ERP SAP révolutionnait l'informatique de gestion dans les années 80-90. On est essentiellement passé des ERP on-premise (sur site) aux ERP en cloud (via Internet). Cependant les fondamentaux restent les mêmes, notamment une rigidité dans l'interconnexion entre les modules.

🚀 Du changement dans l'air

Les nouvelles générations de logiciels de gestion d'entreprise ont une double caractéristique: ils ne sont plus hébergés dans les locaux de votre entreprise car ils ont été migrés vers le cloud, et ils ne sont plus autant fondé sur le tout-en-un comme à l'époque où SAP raflait les meilleurs places et imposait son empire sur la concurrence. Qu'est-ce qui a changé ?

Le choix d’un système d'information installé en local reste persistant pour certaines entreprises, en revanche la tendance globale est à la migration dans le cloud (informatique nuagique). Prenez la liste des logiciels ERP, leurs éditeurs se sont tous adaptés ces dernières années pour proposer une solution cloud à leurs clients et répondre aux problématiques d'entreprise d'aujourd’hui.

L'autre sujet est la capacité croissante de faire communiquer entre eux des outils issus de différents éditeurs. L'ERP reste la colonne vertébrale des entreprises, mais il doit faire face aux nouveaux outils verticaux qui apportent de la valeur aux métiers en adressant des enjeux comme la paye. J'avais promis de reparler d'interopérabilité entre outils de gestion ayant un ERP en leur centre, le sujet est là.

🚀 Altior ERP, une plateforme de gestion complète

Les entreprises n'ont ni temps ni ressources à perdre sur des tâches manuelles et répétitives, elles souhaitent se concentrer sur l'amélioration de leur performance et l'ERP reste au centre de leur système d'information. En revanche les progiciels d'entreprise doivent continuer d’évoluer pour survivre. Sur ce constat, un groupe de professionnels de l'ERP a créé Altior en septembre 2019 à Nantes (Loire Atlantique) avec l'objectif d'apporter du neuf et changer la vie des clients.

L'équipe dirigeante d'Altior a mis au point un ERP qui tient compte des évolutions récentes, comme nous allons le voir. Actuellement cet outil adresse les besoins de l'industrie, il a donc une dominante GPAO (Gestion de Production Assistée par Ordinateur) d'optimisation de la chaîne de fabrication. Malgré le jeune âge de l'entreprise, l'outil est déjà en production chez plusieurs industriels et affiche de grandes ambitions de pénétration du marché de l'ERP.

Le double constat fait par l'équipe d'Altior ERP tient en deux mots: intuitivité et coûts de revient applicatif. C'est le point de départ de la stratégie actuellement mise en place.

🚀 Intuitivité

Premier constat, partagé par tous ceux qui ont fait de l'implantation de système ERP, les utilisateurs d'aujourd'hui ont une exigence d'intuitivité beaucoup plus forte que dans le passé, un phénomène issu en droite ligne des réseaux sociaux qui ont énormément travaillé leur UX (expérience utilisateur) et ont façonné les nouvelles générations. L'utilisation d'outils de gestion se doit d'être simple, voir même ludique pour que le travail reste un plaisir.

Les personnes qui me demandent « Comment choisir mon ERP ? » veulent de la facilité d'utilisation, ils y ont pris goût sur Facebook, Linkedin, Instagram / Whatsapp ou avec les outils Google. Les nouvelles générations d'utilisateurs ERP et trouvent particulièrement rebutants les multiples menus dans lesquels chercher « la » fonction dont ils ont besoin. Les nouveaux utilisateurs sont prêts à accepter moins de fonctionnel, à partir du moment où l'ERP est plus simple à manipuler.

Quand on sait que les ERP du marché sont presque tous nés à une époque où Internet n'existait pas, on saisit l'enjeu pour les nouveaux outils comme Altior récemment lancé.

La principale fonctionnalité mise en avant par Altior est un moteur de recherche interne à l'ERP permettant une meilleure intuitivité dans l'usage au quotidien du progiciel. Pour l'utilisateur, il suffit de faire une recherche pour avoir un accès direct aux ordres de fabrication, aux commandes, aux bons de réception etc. Cas d'usage au service Achats : taper le nom d'un fournisseur renvoie à sa fiche, laquelle remonte des informations telles que les commandes en cours et leur statut de livraison.

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Autre cas d'usage montrant l'intuitivité de cet ERP, les recherches en bibliothèque d'articles. L'utilisateur qui entre « équerre inox » dans le moteur de recherche aura des résultats à la fois sur les consultations fournisseurs, les commandes, les bons de livraison. Ce qui intéresse les acheteurs, la gestion de stock à l'entrepôt et la comptabilité fournisseurs. L'utilisateur du bureau d'étude devra cocher [ ] Article et la recherche remontera les différentes fiches de type « équerre inox ». On peut aussi faire des recherches sur des critères techniques, pour remonter des informations figurant dans la description des articles.

🚀 Communication fournisseurs et clients

Avec sa base de données unique, l'ERP est un outil puissant permettant d'homogénéiser la communication avec les clients et les fournisseurs selon le principe de l'EDI (Electronic Data Interface).

Par exemple les consultations fournisseurs intègrent un lien vers les caractéristiques techniques des articles pour éviter toute ambigüité dans le traitement des réponses. Les fournisseurs répondent aux demandes de prix dans un espace sécurisé. C'est conçu pour éviter au maximum les ressaisies puisque les réponses fournisseurs sont directement intégrées dans Altior ERP selon les principes de l'EDI avec les fournisseurs qui n'ont qu'à remplir leurs offres de prix.

A partir des retours fournisseurs il suffit d'un clic pour générer une commande. La solution permet ensuite un suivi des délais jusqu'à la livraison.

Concernant les clients, on retrouve aussi le principe de l'extranet avec la mise à disposition d'un portail contenant les devis, les commandes clients et leur statut d'avancement. On est dans l'ERP nouvelle génération, qui intègre le maximum d'éléments pour s'affranchir des emails avec pièces jointes dans lesquels il fallait aller rechercher. Le bénéfice de l'intégration tout-en-un est majeure.

Même chose pour le SAV, les espaces clients contiennent les descriptifs techniques des pièces détachées susceptibles d'être commandées sans perdre du temps en appels téléphoniques pour lever des ambigüités sur les caractéristiques de telle ou telle pièce de rechange.

Un avantage du portail clients et fournisseurs est que tous les éléments échangés (devis, consultations de prix, commandes, réceptions, factures) y figurent à disposition des services administratifs, comptables et financiers. La réactivité et l'efficacité des échanges sont des éléments de différenciation devenus déterminants.

En termes de communication avec les clients et les fournisseurs, on dit que l'email relève de la méthode Push : les informations viennent à l’utilisateur même s'il n'a rien demandé et s'accumule sur son compte Outlook. Si ce n'était sa facilité d'utilisation, l'email génère beaucoup d'infobésité, d'informations non pertinentes à trier nécessitant des méthodologies telles que Getting Things Done pour ne pas se noyer dans le flux entrant. Combien se plaignent de recevoir trop d'emails chaque jour ?

A l'inverse le principe de l'extranet relève de la méthode Pull : l’utilisateur va chercher sur le portail clients et fournisseurs les informations dont il a besoin, et uniquement celles-ci. On évite ainsi la « sur-information » inutile. Ce principe est utilisé dans Altior ERP, cela améliore considérablement les méthodes de travail et la productivité. Car l'adoption d'un logiciel ERP implique un retour sur investissement nécessairement.

🚀 Gestion d'affaire

Altior ERP permet aux responsables de comptes de structurer facilement une affaire, en commençant par le chiffrage multi-niveaux. On peut faire appel à des templates existants, pour ne pas devoir tout recommencer à zéro à chaque devis. Les éléments à ajouter sur le devis peuvent provenir de la bibliothèque lorsqu'ils existent déjà dans la base de données, par exemple lorsqu'ils ont déjà été fabriqués dans le passé ou parce qu'on en dispose en stock. On peut également ajouter des composants divers, un simple descriptif et un prix en attendant la validation du devis par le client.

Le module de gestion d'affaire gère les différentes versions d'un devis, qu'on peut reformuler en fonction des retours des clients jusqu'à une version validée (ou rejetée). La possibilité d'ajouter, regrouper, scinder des lignes de devis est indispensable pour s'adapter aux besoins des clients et gagner des affaires. On visualise directement l'impact des modifications sur le coût de revient du produit, et donc sur le prix de vente. Toutes les composantes d'un devis n'ont pas à être montrées au client, Altior ERP permet donc de masquer ou afficher ce qui est nécessaire dans le devis.

Au-delà de la partie chiffrage, la gestion d'affaire d'Altior ERP dispose d'un module de planification pour la mise en œuvre, d'une partie approvisionnement pour gérer les composants qui seront nécessaires à la production (à partir du stock ou à partir de commandes fournisseurs), et bien sûr une partie suivi d’affaire qui permet à Altior de réussir ses projets ERP tout en adressant potentiellement des secteurs autres que l'industrie.

🚀 Coûts de revient applicatif

L'autre grand principe retenu par l'équipe d'Altior ERP concerne les coûts de revient applicatif. Le progiciel est en full SaaS avec la stratégie de faire baisser les coûts de maintenance pour les clients. On sait que l'informatique en nuage permet une mise en place rapide et efficace des applications. L'entreprise utilisatrice n'a pas besoin de maintenir une infrastructure informatique complexe, encore moins de la monitorer. Les solutions sont livrées clé en main. C'est la stratégie retenue par Altior ERP.

Au niveau du Support technique de l'ERP, le choix a été fait de réaliser les MàJ (mises-à-jour) du progiciel pendant la nuit, sans que les clients ne s'en rendent compte et de façon tout à fait transparente. Une stratégie utilisée depuis longtemps et avec succès par Apple, concernant les mises à jour iOS sur iPhone ou iPad. Là encore l'utilisateur est mis au centre de la solution, il n'est pas nécessaire d'interrompre la production en pleine journée pour mettre à jour le progiciel. C'est un « plus » en termes de coût de revient.

L'autre point fort en terme de coûts de revient applicatif, est l'architecture logicielle d'Altior ERP basée sur des microservices. On sait que le principal enjeu des éditeurs ERP historiques est la dette technologique de leur outil, on parle d'héritage (legacy en anglais). Comment maintenir et faire évoluer au fil du temps des applications d'entreprise construites sur plusieurs décennies ? La tendance chez les éditeurs ERP a d'abord été le développement d'une architecture orientée services (SOA ou services Oriented Architecture en anglais) pour éviter le cloisonnement des différentes applications du logiciel, en clair il s'agissait de connecteurs.

Dorénavant avec le cloud, l'architecture SOA marque le pas et tend à être remplacée par une architecture en micro-services (MSA ou micro-services architectures). Cela signifie que le logiciel est décomposé dès sa conception, donc de façon native, en un ensemble de services indépendants et interopérables entre eux. En principe chaque micro-service est dédié à une fonctionnalité. Au fil du temps tout progiciel est appelé à se complexifier pour accroitre sa couverture fonctionnelle. Or une architecte en micro-services permet facilement de remplacer un micro-service par un autre.

Altior ERP mise sur ce type d'architecture basé sur un principe simple. Chaque micro-service pouvant être développé, testé et déployé en conteneurs indépendamment des autres. Le métier d'architecte système consiste justement à orchestrer le fonctionnement conjoint des micro-services. Les risques de régression suite à une MàJ sont réduits, pour l'entreprise utilisatrice c'est le principal avantage puisqu'en mettant à jour un micro-service, on ne touche pas aux autres. Tout est automatisé niveau maintenance, les micro-services se parlent par API.

Au niveau du développement, ce fonctionnement permet une autonomie des équipes qui travaillent chacune sur un ou des micro-services sans complètement dépendre du reste du développement. Au niveau fonctionnel, l'idée est que le découpage métier recoupe la cartographie des micro-services. L'avantage est notable pour les consultants ERP aussi bien techniques que fonctionnels.

🚀 Extensibilité, évolutivité

Le choix d'une architecture en micro-services fait par Altior ERP facilite l'extensibilité de l'outil. Le périmètre fonctionnel est appelé à grandir en fonction des besoins des clients, mais aussi en fonction de la stratégie commerciale de l'entreprise qui pourra s'ouvrir à d'autres métiers dont le noyau reste la gestion d'affaire. C'est aussi le choix de l'évolutivité, lorsque des micro-services doivent être débranchés ou agrégés à d'autres en fonction de l'évolution technologique, limitant ainsi le phénomène de dette technologique.

La mort de l'ERP souvent prophétisée n'est pas d'actualité, les ERP ont vocation à rester le centre nerveux des modules de gestion et comptabilité des entreprises. Ceci dans un contexte où les systèmes d'information sont de plus en plus capables de s'interfacer entre eux, avec le risque de perdre la cohérence d'ensemble permise par les ERP depuis que ces derniers existent. Pour anticiper les besoins de demain, un compromis doit être trouvé entre les ERP historiques avec tendance au monolithisme, et les outils décentralisés qui complexifient les systèmes d'information.

Le choix d'Altior ERP est de se situer entre les deux, conserver le principe de l'ERP pour rester performant tout en adoptant la vision moderne des architectures micro-services.

Aix en Provence, le 29 juin 2020

Michel Campillo Michel Campillo, consultant d'entreprise
Logiciels de Gestion
06 89 56 58 18   
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