Étapes de mise en œuvre d'un système ERP

Bien souvent les entreprises et notamment les TPE / PME, les startups qui résistent et même les auto-entrepreneurs pensent qu'un ERP n’est autre qu’un outil sans grand intérêt et coûtant relativement cher. Pourtant, il est un gain de temps inestimable dans la gestion de l’entreprise.

Pour piloter une entreprise dans les meilleures conditions, le dirigeant a besoin de s’entourer de la meilleure équipe et des meilleurs outils. Si vous avez bien compris l'intérêt d'un système ERP, il est temps d'en implémenter un. Comme réussir un projet ERP n'est en rien facile, je vous propose un aide-mémoire pour ne rater aucune étape.

La mise en œuvre de tout système de gestion ERP doit suivre plusieurs étapes pour réussir.

Un logiciel ERP (ou PGI) est un logiciel visant à piloter l’entreprise en améliorant son organisation, sa planification, et en centralisant ses processus en un seul et même outil. Il existe de nombreux outils et seul un comparatif ERP vous permettra d'y voir plus clair. Les logiciels de gestion sont présents sur le marché pour apporter une aide non négligeable aux dirigeants en mettant à leur portée toutes les ressources nécessaires pour gérer au mieux leur société.

• ➥ Montez une équipe pour vous assister
• ➥ Évaluez vos problèmes, vos objectifs et vos buts
• ➥ Choisissez votre système ERP
• ➥ Faîtes du nettoyage dans vos données
• ➥ Organisez des formations
• ➥ Préparez la mise en production

🚀 Montez une équipe pour vous assister

Commencez par sélectionner un collaborateur dans chacun des pôles de l'entreprise, des études de prix à la comptabilité fournisseur en passant par les conducteurs de travaux, la facturation, le gestionnaire de stock et le responsable du parc matériel. Il faut réussir à impliquer ces salariés tout au long du processus. Leurs connaissances spécifiques du métier seront précieuses pour sélectionner les modules de l'ERP et les options les plus appropriés.

Dans les PME n’ayant pas recours à un outil de gestion, les collaboratueurs doivent saisir manuellement les données associées à leur métier. Sortir un simple tableau de bord de gestion devient un problème. De ce fait les personnels souffrent d’une perte de temps non négligeable et ne sont pas à l’abri d’une erreur liée à des données dupliquées sur plusieurs postes de travail. Dès lors que plusieurs personnes s’occupent de la saisie, tout est éparpillé. Je ne prle même pas du risque de perte de données.

🚀 Évaluez vos problèmes, vos objectifs et vos buts

Demandez à chacun de s'asseoir pour identifier les objectifs spécifiques dans son domaine ainsi que les buts que vous souhaitez atteindre. Grâce à l'implantation d'un système ERP, les dirigeants sont certains d’économiser de l’argent, car leurs employés auront plus de temps à consacrer à leur mission au sein de l’entreprise. Pour cela il faut identifier les fonctions et les processus qui sont de la plus haute importance dans votre activité.

Il existe de nos jours pléthore d’outils pouvant répondre aux besoins de chacun. Les entreprises n’ont plus qu’à piocher dans la longue liste des logiciels mis à disposition. N'oubliez pas de prendre en compte les changements futurs et l'évolutivité, pour éviter de se retrouver avec un outil grévé par une lourdre dette technologique. Une fois que vous avez identifié ce que vous souhaitez accomplir, il est temps de sélectionner votre futur système parmi les principaux ERP.

🚀 Choisissez votre système ERP

Pour les grandes boîtes, rien de bien compliqué . Elles ont les fonds pour financer le logiciel qui leur convient. Les TPE / PME en revanche doivent se tourner vers des solutions simples et peu coûteuses, afin que l’installation leur soit rentable. La question de savoir comment choisir son ERP est vitale pour les petites structures, qui n'ont pas le droit de se tromper. Cette étapes de mise en œuvre d'un système ERP est la plus importante sans doute.

Parmi les critères de choix, retenons qu'une nouvelle génération de logiciel ERP en SaaS est désormais disponible et intègre des fonctionnalités agréables à utiliser. L’environnement est ergonomique et peu facilement être accessible depuis un mobile. Les fonctions collaboratives sont intégrées au logiciel, tout comme la valorisation de données. L’objectif est de répondre aux besoins des entreprises avec un logiciel simple. De façon générale il existe une vaste gamme de fournisseurs de systèmes ERP sur le marché avec une grande variété d'options.

🚀 Faîtes du nettoyage dans vos données

Optez pour un éditeur ERP qui se chargera du processus de migration des données et accepte de prendre la responsabilité de former vos salariés sur le nouveau système. En terme de retour sur investissement de l'ERP c'est sans doute le meilleur choix. Il est important de se concentrer sur la reprise de vos données. Je n'insisterai pas sur la composante technique, que vous laisserez au bon soin du consultant intégrateur qui suit votre dossier. 😉

En revanche une reprise de données implique de prendre le temps de nettoyer vos données existantes. Cela implique de supprimer toute information obsolète, accumulée depuis des années et dont il est difficile de se débarasser même si idéalement cela fait partie des habitudes des gens qui réussissent. Seules les données les plus importantes et nécessaires doivent être transférées dans le nouvel ERP. De plus, recherchez l'uniformité et la précision: par exemple les fiches fournisseurs mentionnent la région PACA qui a pris en 2018 le nom de « Région Sud Provence-Alpes-Côte-d'Azur » (région Sud en abrégé). Autant se mettre à jour, car le faire manuellement sera fastidieux.

J'ai pris l'exemple de PACA car je travaille près du Parc de la Duranne à Aix-en-Provence, mais c'est vrai quelle que soit votre région. Ce n'est qu'après avoir examiné toutes vos données, apporté les modifications nécessaires et purgé tout ce qui est ancien ou inutile, que vous devez autoriser l'équipe projet de l'éditeur à effectuer la migration.

🚀 Organisez des formations

Avant la mise en service, demandez à chaque utilisateur de tester le système ERP pour démontrer sa compréhension de son utilisation. En fonction de votre budget, prêtez une attention particulière à la méthode de mise en œuvre du système et au type de formation proposé par l'éditeur. Le changement de progiciel peut être difficile, en particulier pour les employés de longue date. En fait, 56% des implémentations ERP entraînent un certain type de perturbation opérationnelle, après la mise en service, ce qui est souvent attribué à une formation inadéquate.

En règle générale, le type de formation le plus efficace est la pratique. Les formations sont sensées être terminées avant de passer en production. Le formateur ERP doit non seulement détailler comment utiliser le système, mais également s'assurer que chaque employé a accès à un environnement de test et dispose de scénarios à exécuter et à créer. La montée en compétence sur l'outil est de la responsabilité de chaque utilisateur.

🚀 Préparez la mise en production

Après avoir fait la validation de la migration des données, il est essentiel de tester minutieusement le système ERP pour identifier tout problème potentiel avant de le mettre en service. J'ajoute que les logiciels en mode SaaS ont littéralement changé la donne en matière d’informatique de gestion. La différence est considérable entre un ERP standard hébergé en SaaS et un projet de développement spécifique dont 3 sur 4 coûtent plus chers que prévu lorsque le recueil des process métiers n’a pas été conclu de façon satisfaisante. Avec un outil déjà éprouvé, la mise en production doit bien se dérouler.

Après avoir fait vos tests et la vérification du bon fonctionnement des interfaces et de l'éditique, vous avez finalisé la dernière étape de mise en œuvre de votre système ERP.

Outre l'email, mobile, téléphone, Telegram, réseaux sociaux, je vous invite à me retrouver également sur Skype. Très utile, installé sur mon mobile, je reçois instantanément vos messages. Vous n'aurez pas à patienter pour être ajouté. Mon identifiant: michelcampillo.

Aix en Provence, le 14 août 2020

Michel Campillo, consultant d'entreprise
Logiciels de Gestion
☎ 06 89 56 58 18   
✉ contact par email

➽ Un autre billet abordant le sujet des étapes de mise en œuvre : les spécifications ERP.

Ce billet vous a plu? Alors partagez-le en cliquant sur les boutons ci-dessous:

Merci de vos partages! Maintenant à vous de commenter. 😍



🎯 Autres options: un logiciel ERP travaux publics et un logiciel de gestion BTP.
✇ En télétravail depuis le 29 octobre (confinement Covid-19)

Copyright © 2004-2021 Michel Campillo, tous droits réservés