Logiciel pour vos devis et factures

Les artisans, commerçants et petites entreprises à la recherche d'un logiciel pour les devis et factures privilégient d'abord la facilité d'utilisation et l'économie de temps. Au moment de préparer un devis il faut aller vite: choisir les informations sur le client et les articles, sortir l'édition et l'envoyer. La mise en page, les finitions, la pagination et le reste doivent être gérés dans le logiciel. Le devis doit être prêt à être imprimé (ou généré en PDF) et envoyé au client.

A la recherche d'un logiciel de devis et factures ou d'un logiciel ERP?

On attend d'un outil de devis et facturation différents types de documents pour répondre aux besoins de l'entreprise. Les professionnels me disant parfois: choisir mon ERP a été un chemin de croix, on va donc essayer de vous aider même s'il ne s'agit pas d'un gros outil de gestion mais plus d'un outil de facturation capable de faire de la gestion d'affaire même minimale.

Quels documents doit générer un logiciel de devis et facturation?

• ➥ Devis
• ➥ Facture pro forma
• ➥ Facture avec TVA
• ➥ Reçu si versement d'une avance
• ➥ Bon de commande
• ➥ Bon de livraison
• ➥ Commande
• ➥ Liste de colisage

Le logiciel de devis, un facteur-clé de réussite?

Vous connaissez le dicton qui dit "On n'a jamais une seconde chance de faire une première impression". Fournir à temps des devis précis à vos clients est important pour faire gagner votre entreprise. C'est la première chose qu'un logiciel de devis et facturation doit offrir. Un devis a un objectif différent d'une facture. Un devis est soumis au client avant la validation de la commande, alors que la facture est envoyée après la livraison des articles ou du service. Le devis est le premier point de contact entre l'entreprise et le client, c'est l'occasion d'impressionner le client et lui montrer votre professionnalisme.

Tous les chargés d'affaire vous le diront: meilleurs sont vos devis, meilleure est la possibilité de vendre. Produire des devis sans faille et le plus professionnel possible est une exigence presque minimale actuellement. Inutile de vous chercher de fausses excuses.

Les documents générés par le logiciel de devis doivent pouvoir être personnalisés pour s'adapter à l'entreprise: avoir votre propre logo, en-tête, pied de page, générer des étiquettes, mettre de la couleur sur les éditions, etc. Bref définir l'aspect et la convivialité des documents, puisque c'est à travers ces documents que votre entreprise se fait connaître sur le marché. Qui dit personnalisation dit possibilité d'afficher / masquer les champs facultatifs (par exemple: taxes non applicables, frais de livraison, remise consentie etc.).

Des photos et des fichiers PDF doivent pouvoir être ajoutés au document, avec éventuellement une image de signature du chargé d'affaire qui fait la proposition commerciale ou du chargé d'étude au nom duquel le bureau d'études techniques (BET) génère l'étude de prix. On doit pouvoir exporter le document au format PDF ou Excel pour le remettre au client. Idéalement en un clic le document est converti en fichier PDF et ajouté au courrier électronique en tant que pièce jointe.

Quels rapports d'activité un logiciel de devis et factures doit générer?

Au minimum on attend d'un logiciel de facturation qu'il génère les informations de vente et des rapports sur les articles les plus vendus, les principaux clients lorsqu'il y a de la récurrence, etc. Des éditions complètes doivent permettre de visualiser les ventes par mois et par client avec le numéro de facture et le montant de la transaction sur le mois. Un relevé mensuel de factures doit être prévu, ainsi qu'un tableau de bord (dashboard) donnant une vue d'ensemble de tous les événements de vente et de règlement avec plusieurs types de rapport.

Les outils de facturation n'ont pas toujours un tableau de bord offrant les informations pertinentes. Vous savez à quel point un tableau de bord chantier peut être crucial pour votre activité! Il est donc important de compter sur l'exportation de données brutes au format Excel pour récupérer tous les champs des documents et mener une analyse plus approfondie, trier les données, les intégrer dans des outils tiers de reporting et faire des calculs dessus.

Quelles fonctionnalités doit offrir un logiciel de devis et de facturation?

On doit retrouver les éléments de base de tout ERP, je ne parle pas du système ERP SAP réservé aux grandes entreprises, mais des autres ERP capables de générer une numérotation automatique des documents (devis, commande, BL, facture) avec des informations client et article pouvant être chargées à partir d'une liste prédéfinie de type LOV (list of values) issue de la base de données.

On attend aussi d'un outil de facturation que la TVA soit calculée automatiquement. L'ERP pour petites entreprises doit pouvoir prendre en charge plusieurs taux de TVA, voir même travailler en exonération de TVA le cas échéant. Le calcul de la taxe peut être effectué par rapport au montant total ou par rapport à un autre montant. En particulier pour les artisans, beaucoup de flexibilité doit être nécessaire. Sur un logiciel ERP le retour sur investissement est un sujet qui incorpore toute la dimension fiscale!

Les documents, l'éditique et les paramètres de l'entreprise sont généralement stockés dans un espace de travail appelé "dossier" ou "société". Un outil de facturation doit permettre de créer plusieurs espaces de travail pour gérer les données de différentes entreprises, par exemple les entreprises du BTP peuvent gérer une carrière de sable et graves avec centrale à béton, plus une entreprise de transport qui fera les livraisons sur les chantiers, plus une entreprise de gros oeuvre ou VRD. Les trois sociétés doivent exister séparément dans le progiciel de gestion.

Cet article est plutôt destiné aux artisans et petites entreprises, j'ai déjà parlé ailleurs de mon comparatif ERP pour PME qui est destiné à des sociétés de taille intermédiaire. Si vous faites de la gestion d'affaire avec des besoins allant au-delà de la simple production de devis et factures, je vous invite à découvrir le blog ERP pour aller plus loin.

Concernant les données, elles doivent pouvoir être partagées par le logiciel de facture sur différents ordinateurs: le bureau, l'atelier, les chantiers (connexion à distance). Pour se protéger contre les conflits de données, la base de données est généralement verrouillée pour une connexion unique sur le même document: on ne peut avoir deux utilisateurs en train de saisir la même facture, ils seront forcément interdits d'accès en même temps. Il est évident que le logiciel de devis et facture que vous allez adopter doit inclure l'accès à un Support ERP pour toutes vos questions fonctionnelles et techniques.

➽ Je vous invite à consulter les questions fréquentes venant d'utilisateurs de progiciels de gestion. N'hésitez pas à prendre contact avec moi 😃.

J'ai aimé cet article: « Mise en place d'un ERP dans une entreprise  »

Michel Campillo, consultant d'entreprise
Logiciels de Gestion
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