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Astuces et fonctionnalités sur Outlook 2016

La sortie à la fin septembre 2015 de la suite bureautique Office 2016 a permis à Microsoft® de faire subir un sérieux relooking de tous ses modules, et bien entendu la messagerie Outlook n’y a pas échappé.

La prise en main et utilisation d'Outlook 2016 est maintenant bien meilleure! Son interface y a gagné en simplicité et en clareté, ce qui contribue à l'efficacité de l'outil.

Outlook 2016Considérée par beaucoup comme une référence dans le monde de l'entreprise, la messagerie électronique de Microsoft® revient avec plusieurs innovations.

Par exemple j'ai aimé son Calendrier facile à utiliser, tout comme l'organisation des Contacts grandement facilitée avec un format de cartes de visites très bien pensé qui fera plaisir aux équipes commerciales.

J'ai bien aimé aussi la possibilité de synchroniser mes Contacts pour une mise à jour en temps réel avec les réseaux sociaux (Viadeo, LinkedIn, Facebook...).

Utiliser pleinement le nouvel Outlook 2016 impose de connaître certaines astuces et fonctionnalités. Par exemple comme il y a beaucoup d'utilisateurs de compte Gmail, il existe des tutoriels permettant de paramétrer facilement leur email sur Microsoft Office Outlook 2016®.

La taille du fichier Outlook qu'on utilise en gestion courante peut grossir de façon significative et ralentir les accès. Pour que le fichier reste d'une taille raisonnable, il est nécessaire d'archiver vos emails ce qui va les enregistrer dans un autre fichier Outlook (.pst) contenant vos données. Le fichier sur lequel vous travaillez quotidiennement n'en sera pas alourdi.

Pour y échapper le paramétrage est simple: suivez le chemin Fichier > Options 2 puis dans la partie « Avancée », cliquez sur le bouton « Paramètres d’archivage automatique… ». Entre autres choses vous pourrez paramétrer la fréquence de l'archivage automatique (il est aussi possible d'archiver les courriers dans Outlook 2016 de façon manuelle).

Concernant la boîte de réception Prioritaire dans Outlook 2016, je n'en suis pas fan. J'ai pourtant laissé ce paramètre activé durant de longs mois, jusqu'à ce que je finisse par le désactiver. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Paramètres > Paramètres d’affichage > Boîte de réception Prioritaire. Dans le champ « Lors de la réception d’un e-mail », sélectionnez « Ne pas trier les messages ».

Puisqu'on fait le tour des principes de fonctionnement d'Outlook dans une optique de lifehacking, ajoutons que le gestionnaire de tâches intégré dans cet outil est assez incontournable pour optimiser la gestion des tâches prioritaires et non prioritaires. Outlook 2016 permet une gestion des tâches par catégorie, par date d’échéance, par sujet. Tout gérer (emails et tâches) par le biais d'un seul outil est très appréciable.

Configuration requise: Windows 7, 8, 8.1 ou 10 | Processeur de 1 GHz ou plus | 3 Go sur votre disque dur | 2 Go de RAM.
Prix 135,00 €, produit à télécharger dans le Microsoft Store®.

Aix en Provence, le 27 septembre 2017

➽ Sur ce blog je me demande aussi pourquoi le travail ne se fait pas au travail, découvrir le lifehacking (les astuces pour gagner en productivité), connaître le monde impitoyable des SSII, comprendre quelles leçons peut-on tirer d'un projet ERP réussi? En savoir un peu plus sur Linkedin c'est quoi et à quoi ça sert?.

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