Consultant d'entreprise
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La GED (Gestion électronique des documents) est un outil très puissant qui permet de générer des gains de productivité importants et une fluidité documentaire qui simplifie vraiment la vie de l’entreprise. Cependant, il faut prévoir ce changement qui va bousculer quelques habitudes lors de sa mise en œuvre. En effet, mettre en place une GED relève aussi bien du choix technique de la solution logicielle que du management.
La GED (ou GEIDE) dépasse la simple mise en ligne des fichiers bureautiques et la dématérialisation des formulaires. Le module de gestion des documents est un véritable outil de travail collaboratif sur les méthodes. Voici en résumé ce que peut vous apporter une GED :
Validation et diffusion des documents
Navigation intuitive et simplicité d'utilisation
Capitalisation des connaissances
Les développeurs et intégrateurs de solution de gestion documentaire offrent maintenant la possibilité d’une grande souplesse dans la configuration des fonctionnalités. Afin de correspondre au mieux à vos spécificités métiers, un échange préalable sera nécessaire pour bien qualifier vos besoins. L’environnement technique, l’éventuelle intégration au sein d’autres solutions logicielles (GEC, gestion de contenu, SAE…) et vos exigences particulières sont pris en compte entre autre critères pour le cahier des charges de l’outil et son chiffrage. Pour connaître toutes les fonctions de bases et les options possibles de la GED, la page https://www.archivage-numerique.fr/ged pourra vous être utile (de même si vous cherchez à obtenir un devis pour une solution standard ou sur-mesure).
La GED est avant tout organisationnelle et ne se résume pas à un logiciel ou à une description technique ou marketing. Bien appliquée, c'est une « vision » d'entreprise et une méthodologie d’amélioration des performances où l'on doit chercher à anticiper et non à réagir aux événements comme on le fait habituellement avec d'autres outils et d’autres méthodes. Précisons : si l’on doit détailler, voici les objectifs de la mise en place d’une GED dans une entreprise.
L’ergonomie des solutions GED actuelles fera le reste : la prise en main se fait très rapidement et les bénéfices sont tellement évidents que la fameuse résistance au changement est vite dissipée.
Toulouse, le 15 février 2019
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Michel Campillo, consultant d'entreprise
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