Mettre en place une GED dans l’entreprise

La GED (Gestion électronique des documents) est un outil très puissant qui permet de générer des gains de productivité importants et une fluidité documentaire qui simplifie vraiment la vie de l’entreprise. Cependant, il faut prévoir ce changement qui va bousculer quelques habitudes lors de sa mise en œuvre. En effet, mettre en place une GED relève aussi bien du choix technique de la solution logicielle que du management.

Pourquoi investir dans une GED ?

La GED (ou GEIDE) dépasse la simple mise en ligne des fichiers bureautiques et la dématérialisation des formulaires. Le module de gestion des documents est un véritable outil de travail collaboratif sur les méthodes. Voici en résumé ce que peut vous apporter une GED :

Validation et diffusion des documents

Planification des révisions des documents, alertes de validité
Gestion des circuits de validation, tableaux de bord de suivi
Notification des utilisateurs et conservation des historiques
Diffusion sécurisée et filtrée par site, par service, par profil utilisateur
Traçabilité lors des impressions, identification des documents non-gérés ou périmés

Navigation intuitive et simplicité d'utilisation

Diffusion contextuelle plus performante et plus souple qu'un classement arborescent
Classement par processus, par méthode, par type, par référence, par catégorie...
Moteur de recherche multi-critères
Approche documentaire par processus, par thème et par activité métier

Capitalisation des connaissances

Documentation des ressources (CV d'une personne, fiche technique du matériel...)
Unicité du fond documentaire garantie, une information : un emplacement

Quelle solution choisir et à quel coût ?

Les développeurs et intégrateurs de solution de gestion documentaire offrent maintenant la possibilité d’une grande souplesse dans la configuration des fonctionnalités. Afin de correspondre au mieux à vos spécificités métiers, un échange préalable sera nécessaire pour bien qualifier vos besoins. L’environnement technique, l’éventuelle intégration au sein d’autres solutions logicielles (GEC, gestion de contenu, SAE…) et vos exigences particulières sont pris en compte entre autre critères pour le cahier des charges de l’outil et son chiffrage. Pour connaître toutes les fonctions de bases et les options possibles de la GED, la page https://www.archivage-numerique.fr/ged pourra vous être utile (de même si vous cherchez à obtenir un devis pour une solution standard ou sur-mesure).

L’aspect organisationnel de l’arrivée d’une GED dans votre entreprise.

La GED est avant tout organisationnelle et ne se résume pas à un logiciel ou à une description technique ou marketing. Bien appliquée, c'est une « vision » d'entreprise et une méthodologie d’amélioration des performances où l'on doit chercher à anticiper et non à réagir aux événements comme on le fait habituellement avec d'autres outils et d’autres méthodes. Précisons : si l’on doit détailler, voici les objectifs de la mise en place d’une GED dans une entreprise.

créer une cohésion d’équipe, un chemin commun, une vision claire des objectifs à atteindre.
Même si cela semble éloigné c’est un acte très simple : la création du vocabulaire « commun » au groupe qui peut amener ces bénéfices.
Bien évidemment la démarche de définition du vocabulaire ne sera pas suffisante à elle seule, mais celle qui consistera jour après jour à :
- utiliser un vocabulaire commun
- suivre un processus commun (c'est-à-dire un ensemble d’étapes mis au point ensemble en support de la « vision » d’entreprise et avec les apports des collaborateurs, des membres de votre équipe)
Renforcera toutes ces bases et permettra de développer de manière effective et pragmatique ce « team spirit » nécessaire à l’être humain.
A ne pas oublier: il est certes nécessaire de se sentir partie intégrante du groupe, mais encore plus important de « valoriser » les membres de votre équipe dans leurs succès. Une petite pincée de « positivisme » ne fait jamais de mal.

écrire une stratégie pour y arriver.
Un des moyens (outils) est ce que l’on appelle du nom barbare de « workflow », en plus clair la description des étapes « critiques » d’un processus de l’entreprise.
C’est dans les choix « éclairés » par les anecdotes terrain des étapes nécessaires et suffisantes, c'est-à-dire « critiques », que se fera ou non le bon BPM (Business Process Management) et dans la réévaluation périodique au vu des succès et des échecs de la méthode écrite que se fera la « vie » de la procédure correctement adaptée aux besoins en évolution…

donner les outils pour « cadrer » cette stratégie.
En clair, mettre en place les outils qui supportent la méthode et la stratégie dessinée.

L’ergonomie des solutions GED actuelles fera le reste : la prise en main se fait très rapidement et les bénéfices sont tellement évidents que la fameuse résistance au changement est vite dissipée.

Toulouse, le 15 février 2019

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Michel Campillo, consultant d'entreprise
Logiciels de Gestion
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