L'élaboration de spécifications et le paramétrage sont des missions du consultant ERP

Logiciel de comptabilité

Logiciel de comptabilitéLe logiciel de comptabilité est utilisé par les professionnels de la comptabilité pour traiter les transactions financières telles que les comptes clients et fournisseurs, la facturation, la conformité fiscale, le grand livre général, l'analyse des flux de trésorerie, la balance générale et la balance âgée, les états des charges et des produits, les bilans, la paie, entre autres.

La comptabilité dans un progiciel ERP
A la recherche d'un logiciel de comptabilité ou d'un logiciel ERP?

Grâce aux rapports générés, une organisation peut avoir un aperçu de ses performances financières et créer ses futurs budgets. Un logiciel de comptabilité permet le traitement efficace et rapide des transactions financières. L'automatisation des processus conduit à une réduction des coûts de personnel qui seraient auparavant engagés dans le traitement manuel des données. Il y a également une réduction des erreurs comptables humaines. Les enregistrements sont automatiquement tenus à jour.

Quels sont les avantages du logiciel de comptabilité?

Outre une capacité de saisie de données simples et rapides, l'utilisation d'un logiciel comptable améliorera la précision de vos comptes grâce à la réduction des erreurs humaines. Des contrôles de cohérence empêcheront la saisie de données inadéquates ou erronées, sauf si vous passez par l'importation d'écritures comptables au sein d'un ERP.

Il ne fait pas négliger non plus l'amélioration de la collaboration entre les services au sein de l'entreprise, grâce à une base de données centralisée dont vous connaissez déjà tous les avantages si vous connaissez le système ERP SAP et les autres ERP qui fontionnent aussi sur le même principe, souvent avec une base de données Oracle.

Pour la comptabilité d'une société, le logiciel dédié permet une réduction des coûts opérationnels grâce à l'élimination de l'externalisation de la comptabilité: en faisant tout en interne à l'aide de l'outil informatique, nulle besoin de sous-traiter la saisie ou les opérations courantes sur vos comptes à un cabinet comptable externe.

La conformité fiscale reste un soucis majeure pour les entreprises face à une règlementation qui évolue en permanence. Or celle-ci s'en trouve simplifiée avec un outil de comptabilité en mesure d'être personnalisé pour intégrer un flux RSS de suivi des évolutions règlementaires de votre secteur. Il ne s'agit pas ici de générer un fichier FEC en attendant la validation de vos comptes par un CAC, mais de suivre pas à pas la règlementation sectorielle vous concernant.

On cite souvent l'amélioration de la productivité grâce à la réduction des processus d'approbation. En fait c'est au choix de chaque société: on peut maintenir autant qu'on veut les circuits de validation (workflows de validation) lorsqu'ils sont importés au sein du progiciel comptable. Tout en conservant de meilleurs processus de prise de décision grâce à l'impression PDF d'états comptables et financiers opportuns, personnalisables et réellement informatifs.

Quelles sont les fonctionnalités d'un logiciel de comptabilité?

Quand on parle de paie ici, cela comprend une grande partie de l'activité ressources humaines: les salaires bien sûr, mais aussi les déductions fiscales, le calcul de l'impôt sur le revenu prélevé à la source, le calcul des heures supplémentaires, les congés et bien sûr l'impression de fiches de paie envoyées aux salariés en PDF ou imprimées sous enveloppe.

S'il fallait résumer en un mot la principale fonctionnalité d'un logiciel comptable, c'est d'aider à montrer la situation financière d'une entreprise dans le respect des contraintes légales.

Quels sont les inconvénients d'un logiciel de comptabilité?

Lorsqu'on évoque les coûts initiaux d'un projet d'accompagnement à la mise en place d'un logiciel de comptabilité, cela comprend les coûts d'achat de la solution, la migration des données de l'ancien outil vers le nouveau progiciel comptable que vous venez d'acquérir, et bien sûr la formation des utilisateurs sur l'outil, du directeur administratif et financier (DAF) à l'opérateur de saisie en passant par le chef comptable.

Les mises à jour des ERP sont indispensables pour tenir compte de l'évolution des processus métier. Une MàJ peut signifier la mise en place de nouvelles fonctionnalités, ou l'internalisation d'extraction de données qui se faisaient vers des outils tiers, ou de simples corrections de bogues etc. L'inconvénient vient du fait que durant la MàJ, le progiciel n'est pas disponible et l'éditeur ERP fait rarement ses MàJ durant la nuit.

Quelles sont les tendances des logiciels de comptabilité?

Le cryptage des données et la mise en place de biométrie demandent des investissements supplémentaires mais seront de plus en plus nécessaires pour faire face au défi de la protection des données dans le cloud. La comptabilité de votre entreprise exige une solution sécurisée. D'ailleurs les technologies de la blockchain font que certains logiciels comptables existants peuvent devenir obsolètes dans les années qui viennent.

Partout où les données financières sont accessibles sur le cloud, un risque existe. On sait que la crypto monnaie sert aussi aux criminels à se faire payer lorsqu'ils extorquent les entreprises, clairement le financement d'activités criminelles passe parfois par la crypto monnaie. Il convient d'être extrêmement attentif au vol de données comptables et financières.

Quelles sont les meilleures pratiques des logiciels de comptabilité?

Le logiciel de comptabilité ne fait que préparer et fiabiliser l'édition des rapports financiers et autres tableaux de résultats comptables. La charge de les interpréter reste de la responsabilité des comptables. L'analyse humaine ne sera jamais totalement remplacée par l'outil, aussi puissant soit-il.

➽ Je vous invite à consulter les questions fréquentes venant d'utilisateurs de progiciels de gestion. N'hésitez pas à prendre contact avec moi 😃.

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Michel Campillo Michel Campillo, consultant d'entreprise
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