Astuces pour gagner en productivité (lifehacking)

Comme vous pouvez le supposer, le mot lifehacking vient du milieu hacker (nerds et geeks fans de programmation). C'est lié à la création d'astuces pour gagner en productivité et autres raccourcis permettant à un chef de projet IT d'aller plus vite sur les tâches répétitives.

Le lifehacking m'intéresse comme moyen de rendre plus efficace les activités quotidiennes et le travail sur ordinateur. Par exemple j'ai adopté Flashnote, le meilleur logiciel de prise de notes gratuit comme outil principal. Or la recherche du meilleur outil n'est pas sans danger! Beaucoup de lifehackers tombent dans le piège: ils passent autant de temps à trouver une organisation personnelle parfaite qu'à résoudre le problème initial. 😃

Comment mettre plus d'intelligence dans la façon de penser ses tâches, les jaloner et les exécuter? Plus facile à dire qu'à faire. Le premier point est de ne pas laisser le stress prendre le dessus. Beaucoup se cantonnent aux tâches non prioritaires, pour repousser le moment d'affronter les tâches stressantes. Identifier les habitudes de ceux qui réussissent est un bon point de départ mais ne suffira pas, cela peut même devenir une stratégie de fuite.

Par ailleurs ne rien planifier c'est tomber dans le phénomène de « brouillard mental ». On fait tant d'effort pour ne rien oublier, qu'on en oublie de passer à l'action. Pour gérer les tâches de travail il faut commencer par les noter pour ensuite dépiler et obtenir des résultats. Les astuces de lifehacking c'est aussi définir une journée-type et s'y tenir.

Les 5 étapes de la méthode Ivy Lee:

• ► Étape 1 : à la fin de la journée, écrivez les 6 tâches les plus importantes que vous devrez accomplir le lendemain.
• ► Étape 2 : priorisez ces tâches en fonction de leur importance.
• ► Étape 3 : quand vous arrivez le matin, concentrez-vous uniquement sur la première tâche ; ne passez à la seconde que lorsque la première est terminée.
• ► Étape 4 : continuez jusqu’à la fin de la journée, puis créez une nouvelle liste, pour le lendemain, en incluant les tâches non-effectuées dans la journée.
• ► Étape 5 : le lendemain, recommencez.

Un exemple parmi d'autres: éviter de laisser s'empiler ses emails sans dépiler régulièrement. D'abord l'accumulation d'emails à dépiler est source de stress quand on ne parvient pas à y apporter le traitement nécessaire. De même dépiler ses emails en flux continu c'est la certitude d'être sans cesse dispersé. Pour gagner en concentration et en sérénité pendant la journée, il est préférable de suivre la méthode du Inbox Zéro et de dépiler du mail de façon industrielle, 30mn le matin et 30mn l'après-midi.

Avoir la tête plongée dans les emails toute la journée c'est pour les anxieux ou les perfectionnistes. Pour augmenter sa productivité il faut savoir lâcher prise sur les tâches non prioritaires. Les broutilles du quotidien se relativisent quand on ne dépile ses emails que deux fois par jour (début de matinée, début d'après-midi). C'est le secret pour retrouver de la disponibilité et enfin adresser les tâches prioritaires.

Automatiser les tâches et faire évoluer vos méthodologies de travail, ça vous parle? Alors il est temps de s'intéresser au lifehacking (traduction : astuces de productivité dans un contexte informatique). Le lifehacking en français c'est aussi astuces de vie, mais on en revient alors aux pinces à linge pour fermer les sachets de congélation, c'est moins intéressant.

Dopamine, récompense et plaisir

Les sentiments de frustration, d'anxiété et de difficultés d'apprentissage prennent le pas sur votre motivation? Savez-vous que les émotions positives comme la satisfaction et le plaisir sont stimulés par la dopamine? La dopamine est un neurotransmetteur qui aide à contrôler les centres de récompense et de plaisir du cerveau. On estime que la dopamine a une influence sur la capacité des humains à apprendre et à survivre. Il y a plusieurs façons de produire de la dopamine (attention à ne pas mélanger avec l’endorphine).

Certaines sources de dopamine sont plus ou moins illicites - l'alcool et la drogue, par exemple, augmentent la production de dopamine. Cependant, d'autres méthodes sont bien plus appropriées pour gagner en productivité sur le lieu de travail. Une source de dopamine au travail est le fait de recevoir des éloges. Etre félicité déclenche la libération de dopamine! La reconnaissance n'est pas qu'une question d'argent: les gens veulent être reconnus, ils veulent être remarqués et appréciés. Il y a longtemps que les chercheurs et les psychologues sont fascinés par les effets des éloges sur les performances en terme de productivité et le comportement en milieu de travail.

Gamification et productivité

Un autre moyen de gagner en productivité largement commenté sur les réseaux sociaux est la gamification. La gamification sur le lieu de travail est une technique de gestion permettant d’améliorer les taux de production des employés, de remonter le moral et d’inciter les équipes à réaliser leurs projets plus rapidement et travailler plus efficacement. Cela rejoint ce qu'on disait plus haut sur la dopamine comme moyen de doper la productivité: ce sont les récompenses et l'esprit de compétition qui motivent les salariés. Or tous ces éléments sont des éléments de gamification.

La stratégie de gamification fonctionne car elle emploie toutes ces tactiques pour que les consultants IT restent concentrés, concernés et travaillent dur. Après tout, si les collaborateurs ne sont pas motivés à faire de leur mieux pour atteindre leurs objectifs, comment peut-on espérer que l'entreprise prospérera?

Dangers du perfectionnisme

En terme de productivité, un des dangers du perfectionnisme est qu'il nous amène au niveau du détail, avec des difficultés à être globale, à généraliser. Lorsqu'un consultant technique passe trois fois plus de temps sur une tâche que ce qui a été planifié par le chef de projet, c'est qu'il s'est perdu dans les détails. C'est compréhensible pour un consultant dont la tâche est de dépiler. Mais quand on gère des projets ERP, perdre la vision d'ensemble mène à de grandes difficultés. Le perfectionnisme est un des pires défauts dans les métiers de l'informatique, mais cette opinion n'engage que moi.

Outre la perte de temps notable et le fait que les clients n'acceptent pas de sur-payer la qualité, la vision d'ensemble s'en trouve fragilisée. D'où aussi une perte de qualité générale, en ayant au départ les meilleures intentions du monde.

Le perfectionnisme a une autre dimension négative, plus rarement abordée, qui mène au syndrome d'épuisement professionnel. Je m'explique.

Productivité et burn-out

La recherche de productivité personnelle est parfaitement légitime dans le cadre d'une carrière professionnelle. Attention toutefois à l’internalisation excessive des attentes de l'entreprise. Il est important de cultiver notre capacité à prendre de la distance par rapport à des projets, des attentes, des défis professionnels. La distance par rapport au quotidien nous permet de mieux porter un regard sur ce qui est essentiel. Le perfectionnisme est le signe d'un besoin d'intégration et de valorisation, qui peut mener l'individu très loin dans le mal-être.

Dans ce sens, il est indispensable de savoir lâcher prise, voir même savoir cultiver l’abandon lorsque cela devient nécessaire. Consentir à une joyeuse imperfection dans la conduite de projets, c'est admettre que tout ne sera pas exactement comme nous l’avons imaginé. En réalité, nous ne pouvons pas faire plus que de notre mieux. Par exemple le déclin cognitif est une réalité à partir d'un certain âge. Le perfectionnisme peut devenir rapidement toxique quand il conduit à se fixer des standards irréalisables car trop élevés.

Les consultants et chefs de projet qui voient toutes les erreurs comme inacceptables, en sont en permanence insatisfaits. Ils se mettent à douter et à croire que les autres sont excessivement critiques et exigeants. Les comportements rigides ne sont jamais loin. Ainsi la lenteur est souvent présentée de nos jours comme le signe de la paresse ou de l’incompétence. Pourtant chaque apprentissage nécessite du temps. « Ne crains pas d’avancer lentement, crains seulement de t’arrêter » disait Lao Tseu.

Se réconcilier avec nos émotions

Face au syndrome d'épuisement professionnel (burn-out) qui peut apparaître, il est important de cultiver en soi un espace de liberté, qui passe par une réconciliation avec nos émotions même les plus difficiles, plus de détachement par rapport à nos pensées, de la douceur envers nous-mêmes et plus de tolérance envers nos limites humaines. Savoir apprivoiser notre vie intérieure est à la portée des catholiques à travers la prière. Ainsi les pensées négatives au travail perdront de leur toxicité. Etre conscient de tout ce qui relie les êtres humains, au-delà du visible. Tout simplement envisager son existence davantage comme une expérience à vivre que comme un problème à résoudre.

Terminons avec trois citations que j'aime particulièrement: « Le bonheur, c'est de continuer à désirer ce que l'on possède déjà. » (Saint Augustin), « Commence déjà à être l’ami de toi-même : tu ne sera jamais seul » (Sénèque), « Tout le malheur des hommes vient d'une seule chose, qui est de ne pas savoir demeurer en repos dans une chambre. » (Pascal)

Vous trouverez ci-dessous des liens vers des blogs persos de lifehackers et des articles portant sur des astuces de productivité en informatique. En revanche je ne traite pas du meilleur moyen de fermer un paquet de café avec une épingle à cheveux (outre-Atlantique, le lifehacking c'est aussi ça!)

• ► Life Hacking, le concept nébuleux d'une infinité de petites astuces
• ► Lifehacking, le blog de Genma
• ► 26 astuces de gestion du temps, pour améliorer votre productivité
• ► 130 moyens d'augmenter sa productivité, apprendre plus pour ne pas en savoir trop
• ► Etude des pratiques et attentes sur l’optimisation du temps
• ► L'usage d'un bullet journal quand on travaille en freelance

La vidéo ci-dessous a été crée par Jaiden Animations, un Youtuber américain qui publie des animations sous Adobe Flash et qui évoque ici le burn-out (syndrome d'épuisement professionnel):

Retrouvez la vidéo Burning Yourself Out sur la chaîne Youtube Jaiden Animations.

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Aix-en-Provence, le 14 décembre 2017

Michel Campillo
Consultant chef de projet IT
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➽ Quelques articles sur l'organisation personnelle: Boire 2 cafés par jour n'est pas une bonne idée, Comment dormir tôt pour être efficace professionnellement, Livres à lire en ce moment, Organisation personnelle : comment être plus organisé?, L'équilibre de vie, un mythe impossible à atteindre ?, Les habitudes de ceux qui réussissent, Les cinq étapes de la méthode Ivy Lee, Méthode de l'Inbox Zéro pour gérer ses emails, Technique du Pomodoro en ligne, Exemple de carte mentale, Flashnote, le meilleur logiciel de prise de notes gratuit, La quête d'un chef de projet pour la productivité.

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