Paramétrer l’application est une phase importante de la mission du consultant ERP

12 façons de travailler à distance pendant le Covid-19

Travailler à distance pendant l'épidémie de coronavirusLes réalités du Covid-19 font du télétravail - ou travail à distance - un moyen pour continuer à assumer nos responsabilités professionnelles. Pour s'organiser en télétravail, je voudrais partager certaines des meilleures pratiques qu'un consultant chef de projet ERP peut utiliser pour faire face à cette crise. La liste ci-dessous a pour objectif d'aider et de guider les personnes qui travaillent dans la gestion de projet ERP, pour que les équipes projet agissent de manière cohérente et se soutiennent mutuellement tout en continuant à servir les clients.

Avant même de parler d'astuces et de journée type pour travailler à distance, le premier conseil serait de tirer parti de ce qui existe dans votre entreprise: cabinet conseil, éditeur ERP ou SSII. Malgré la loi de septembre 2017, toutes les entreprises n'ont pas une politique du travail à domicile bien définie. Avoir une politique de télétravail cohérente et reconnue par le management apportera clarté et cohérence.

Travailler de chez soi
Faire du télétravail sur des bases de données Oracle en pleine épidémie de coronavirus, c'est possible

Si votre entreprise n'a rien prévu et se demande aussi comment se lancer dans le télétravail, vous pouvez utiliser les idées ci-dessous pour vous adapter en urgence aux directives gouvernementales de confinement face à l'épidémie. Travailler depuis la maison, c'est possible et même plaisant.

Engagement

Comme pour toutes les initiatives en équipe, l'adhésion et l'engagement sont de la plus haute importance. Établissez les protocoles de travail de votre équipe et acceptez de les respecter et de les suivre. Par exemple, utilisez des outils technologiques de base comme Teams pour afficher votre statut ou votre disponibilité, planifiez de manière proactive des appels d'équipe ou des stand-up virtuels pour continuer à travailler, partager des calendriers et établir un agenda pour les décisions critiques. Donnez à chacun le pouvoir de se sentir responsable. Ayez un manager qui modélise les bons comportements.

Concentration

Lorsque vous travaillez à domicile, il est facile de se laisser distraire par les tâches ménagères comme la lessive, promener le chien, vider le lave-vaisselle, etc. ou même regarder quelques films sympas sur le Net. Au final comment s'organiser quand on travaille chez soi? En commençant par créer une routine et un horaire qui vous conviennent. Établissez des moments où vous vous concentrerez uniquement sur le travail et des pauses lorsque vous pourrez autoriser ou accommoder les distractions à la maison. Trouvez une pièce dans votre maison qui vous permettra de vous débrancher des distractions des membres de la famille ou des colocataires.

Cashback

Le meilleur conseil en télétravail est de créer un espace qui vous aide à mieux travailler. Si possible, incluez la lumière du jour, les vues, un mobilier ergonomique (en particulier une bonne chaise), un bon éclairage, un accès facile à Internet et à Internet haut débit / haut débit. Essayez de reproduire la configuration de votre bureau à la maison. Si vous utilisez normalement plusieurs écrans, par exemple, faites-le dans votre configuration domestique. Si vous avez une expérience minimale de travail à domicile, c'est le moment de créer de nouvelles habitudes personnelles pour mettre en œuvre la concentration et établir une nouvelle routine quotidienne.

Utilisez la vidéoconférence

Chaque ordinateur portable a une caméra. Utilisez-la! cela vous aidera à vous sentir plus connecté à votre équipe et découvrir comment travailler en télétravail. Appliquer une règle ou développer un processus qui encourage tout le monde à avoir des caméras pendant les appels d'équipe. Non seulement les caméras vous aideront à vous sentir plus connecté, mais elles rendront les réunions plus productives. Il est difficile d'écouter, de sourire et d'effectuer plusieurs tâches en même temps.

Sachez quand vous arrêter

Le trajet aller-retour au travail établit des limites claires à votre horaire de travail. Le travail à distance a le potentiel de brouiller les frontières entre le travail et la vie personnelle. Développer des règles d'équipe sur les limites du travail et du temps personnel. Plus important encore, établissez vos propres règles. Inutile en période de confinement du au coronavirus de se demander quel jour choisir pour faire du télétravail, c'est tous les jours. Vous devez vous autoriser à ne pas culpabiliser pendant votre temps personnel à la maison. Quand ne serez-vous pas joignable? Quand allez-vous commencer et arrêter le travail? Alignez-vous avec votre manager et votre équipe et respectez-le. Répondre aux e-mails et aux SMS de routine le soir et le week-end vous empêche de vous reposer.

Bien-être personnel

Comme toujours, faites de courtes pauses toutes les heures pour bouger, vous réhydrater, sortir et prendre l'air et même un peu de soleil si vous avez la chance d'habiter à Aix-en-Provence comme moi. Prenez une partie du temps que vous économisez en ne faisant pas la navette entre chez vous et la Duranne pour agir pour votre santé: marcher, faire de l'exercice ou lire. L'épidémie de coronavirus oblige à faire du télétravail à plein temps alors qu'on aurait aimer choisir...

Puisqu'on parle de bien-être, le sommeil est l'un des contributeurs les plus importants au bien-être physique et émotionnel. La recherche montre qu’une bonne nuit de sommeil commence pendant la journée avec accès à la lumière du jour et aux mouvements. Alors, préparez-vous au succès malgré le confinement et l'épidémie.

Utilisez la technologie

Vérifiez avec l'administrateur système de l'entreprise que vous vous connectez en utilisant bien les connexions établies et approuvées (VPN). Utilisez des logiciels de communication et de partage de documents tels que Slack, Skype, Teams, Google docs, Salesforce, Chatter, Quip, Hive, DropBox, etc. Utilisez des outils de gestion de workflow comme Jira pour rester en phase avec vos collègues et les projets ERP auxquels vous participez. Autre astuce de télétravail, beaucoup des outils que j'ai cité ont un indicateur de présence. Utilisez-le pour faire savoir aux gens quand vous êtes disponible, occupé ou loin de votre bureau. Enregistrez également les appels d'équipe pour ceux qui ne peuvent pas participer à la réunion et mettez-les sur l'intranet.

Étiquette en réunion

Ayez un objectif pour chaque réunion et un ordre du jour auquel vous vous tenez. Ne vous parlez pas les uns les autres et assurez-vous que tout le monde a un endroit pour partager et être entendu. Rendez la réunion pertinente pour tous les participants. Il est important de s'entraider. A part ça, il n'existe pas de journée type en télétravail donc ne cherchez pas.

N'oubliez pas les pauses café

Nous sommes des êtres sociaux, c'est pourquoi les pauses café sont si importantes. Nos interactions sociales sont essentielles pour rendre notre vie professionnelle équilibrée et plus productive. En équipe, réfléchissez à des façons de célébrer les succès, d'apprendre et de vous connecter avec les autres consultants ERP à un niveau personnel. Engagez-vous à parler avec quelqu'un de votre équipe au moins une fois par jour pour éviter de vous sentir isolé. Soyez à l'aise pour discuter de vacances, d'anectodes et de passe-temps. Faitez-le comme si vous étiez au bureau, avec les mêmes limites.

Renforcez la responsabilité et les normes

Après avoir convenu de la façon de travailler les uns avec les autres à distance - tenez-vous mutuellement responsables de ce processus de télétravail. Tirez parti des outils et de la technologie pour que votre travail reste visible. Gardez une trace de ce qui a été convenu, pour que les autres consultants respectent leurs propres obligations envers le groupe. N'oubliez pas que la meilleure façon de bâtir la confiance est de faire ce que vous avez dit que vous feriez.

Respectez les bonnes pratiques de gestion

Les dirigeants doivent généralement communiquer en permanence sur les objectifs, les initiatives et « ce qui compte le plus » sur chaque projet. Partagez et suivez régulièrement la façon dont l'équipe atteint ses buts et objectifs de groupe. Facturer c'est bien, capitaliser dans la base de connaissances (KB) c'est important aussi. N'oubliez pas de célébrer les succès!

Restez fluide

La crise du coronavirus et le confinement auquel nous sommes tous contraints peut produire une nouvelle façon de travailler, de faire du support ERP ou de servir les clients qui utilisent le progiciel de gestion. Cherchez des moyens d'améliorer les choses de façon continue. Assurez-vous que les règles et les normes d'équipe que vous avez établies au début conduisent aux résultats souhaités. Sinon, ajustez-les ou changez-en.

Astuce bonus!

Élargissez le cercle de votre engagement avec votre équipe et vos collègues. Maintenant que votre équipe a de bonnes pratiques pour travailler les uns avec les autres à distance, invitez d'autres personnes de l'entreprise (comme les développeurs par exemple) à se joindre à vos appels d'équipe. Assurez-vous que tous les autres consultants et chefs de projet ERP savent comment s'impliquer avec vous et votre équipe. Demandez à la direction de participer occasionnellement à une réunion d'équipe. Si la crise du Covid-19 pouvait servir à faire passer vos réunions d'équipe à un niveau supérieur, tout ne serait pas perdu.

En guise de conclusion

Le travail à distance n'est pas quelque chose de nouveau et les techniques outils continuent d'évoluer. L'objectif le plus important est de rester connecté les uns aux autres, de réaliser qu'il s'agit d'une nouvelle façon de travailler et de pardonner les faux pas à mesure que vous devenez une équipe efficace. Et rappelez-vous, ces pratiques resteront pertinentes et amélioreront votre travail lorsque nous nous retrouverons tous au bureau quand l'épidémie de coronavirus sera terminée.

Aix en Provence, le 18 mars 2020

Michel Campillo Michel Campillo, consultant d'entreprise
Logiciels de Gestion
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