Les modules d'un ERP

Pour aider les entreprises à aborder le fonctionnement des systèmes ERP, il faut considérer que les applications constituant les ERP (Enterprise Resource Planning) fonctionnent de manière intégrée et connectée, ce que l'on appelle les modules d'un ERP. La majorité de ces modules se situent dans la hiérarchie horizontale, tandis que certains nécessitent une progression verticale.

Nous pouvons décrire l'architecture d'un ERP comme un ensemble de niveaux s'élevant les uns au-dessus des autres. En règle générale, il ne peut pas être déplacé au niveau suivant sans répondre à un niveau inférieur d'exigences et de critères. J'en ai déjà parlé sur mon blog ERP, mais la mise en place d'un logiciel de gestion et la réussite du projet dépendent de cet enchaînement: si le fonctionnement de l'outil continue au niveau suivant sans répondre aux exigences de niveau inférieur, on va à l'échec.

Un ERP ou progiciel de gestion d'entreprise est organisé autour de ses modules métiers.

Selon mon expérience d'intégrateur ERP, on peut résumer l'architecture modulaire d'un ERP à une succession de 6 niveaux que je vous propose de passer en revue les uns après les autres.

🚀 Niveau 1: concepts et normes

Située au niveau le plus bas de l'architecture d'un ERP, cette étape couvre également le plus d'espace. Ce niveau n'inclut pas de module ou d'application ERP, il représente l'approche partagée par la plupart des entreprises en ce qui concerne la philosophie générale des ERP. Les composants du premier niveau sont la base du logiciel, laquelle supporte ensuite d'autres niveaux augmentant de manière exponentielle:

• ➥ Tous les pôles de l'entreprise ont une connaissance de l'ERP et de ses concepts de base.
• ➥ Les partages de tâches dans l'organisation sont spécifiques et définis, avec l'aide d'une société de conseil s'il le faut.
• ➥ Découvrir les fonctions, les étapes de processus et les besoins actuels avant la mise en place de l'outil.
• ➥ Avoir une équipe de gestion de projet ERP et des utilisateurs clés pour participer à la transformation.

Bien entendu les éléments ci-dessus ne doivent pas nécessairement être parfaits. Certains composants de base seront mieux compris à des niveaux plus progressifs et seront plus approfondis dans toute l'entreprise. Cependant si on n'a pas au moins l'objectif de travailler sur ce premier niveau, cela entraînera des perturbations dans la transformation ERP au fur et à mesure qu'on avance vers les niveaux ultérieurs.

🚀 Niveau 2: Données de base

Les données de base sont les inputs (intrants) fournis à toutes les applications et aux différents modules du système ERP. Ces données sont nécessaires pour créer des documents / enregistrer des saisies dans les modules ERP, c'est obligatoire pour le fonctionnement efficace du système. Par exemple; pour créer un « bon de commande » dans le système nécessite des données de base sur les fournitures, les informations sur le fournisseur, le prix d'achat des articles (avec l'historique des prix d'achat éventuellement), etc.

Les principales catégories de données de base dans les systèmes ERP sont:

• ➥ Données de base sur les articles (matière première, produit semi-fini, produit, ouvrages de BTP, etc.)
• ➥ Données de base Clients et Fournisseurs, toute reprise de données commence par là.
• ➥ Arborescence d'articles appelée aussi nomenclature (en anglais Bill Of Materials ou BOM)
• ➥ Opérations et itinéraires de production dans les GPAO (3413).
• ➥ Définition de l'entrepôt / dépôt et son organisation (emplacements, étagères, lots d'articles)
• ➥ Listes de prix de vente et d'achat, qu'on cherchera aussi à récupérer en reprise de données.

La conception, l'édition et la gestion des données de base font partie des facteurs critiques de succès des projets ERP. Les données de base conçues de manière incorrecte ou intégrées à l'ERP de manière incomplète affecteront négativement le fonctionnement de tous les autres modules du progiciel. Afin de progresser vers les prochaines étapes de l'implantation de l'ERP, les données de base doivent être correctement conçues et gérées.

🚀 Niveau 3: Processus principaux

À ce niveau nous pouvons maintenant commencer à utiliser les modules dans le système ERP. Les principaux processus sont des modules dans le cadre classique de l'ERP (achats, ventes, comptabilité, budget, facturation client, contrôle facture fournisseur etc.). Ces processus sont alimentés par des données de base bien conçues comme on vient de le voir au niveau 2. L'ERP commence à être utilisé avec la mise en service les principaux processus. Après cette étape, le ROI du logiciel ERP (2732) pourra être mis en évidence car on commencera à obtenir les bénéfices attendus du système.

Voici des exemples de processus principaux (modules) pour ce sujet:

• ➥ Gestion des budgets, chiffrage
• ➥ Gestion des études de prix pour un logiciel BTP (logiciel-btp)
• ➥ Gestion des ventes
• ➥ Gestion des achats (consultation fournisseurs, commandes, réceptions, contrôle facture).
• ➥ Comptabilité et trésorerie.
• ➥ Planification de la production pour une GPAO.
• ➥ Contrôle de qualité ou QM.
• ➥ Gestion des entrepôts et des stocks

🚀 Niveau 4: Processus supérieurs

L'étape des processus supérieurs comprend les données de base et les applications avancées qui sont au-dessus des processus principaux. On peut donner des exemples de modules mis en service à ce niveau, c'est important pour réussir un projet ERP (5982) de ne négliger aucun de ces processus qui sont plus « poussés » que d'autres.

MRP - Planification des besoins en matières: pour calculer les besoins en matières via le système. Les modules d'achat, de vente, de gestion des stocks et de la production doivent être activement utilisés et fournir des informations à jour.

Coût standard: pour le coût standard (coût estimé ou projeté) les arborescences d'articles, les prix d'achat, les opérations d'inventaires de stock, les heures standard, les informations sur les coûts unitaires des activités sont nécessaires.

Évaluation des fournisseurs: attribuer des points aux fournisseurs et évaluer certains critères y compris en mettant en place une notation fournisseurs complète. En outre le calcul du « coût réel » nécessite des données provenant d'autres modules pour permettre la traçabilité du système du début à la fin, la planification des ressources et d'autres processus de planification.

Maintenance Repair & Overhaul ou MRO, dont l'équivalent français est Maintenance, Réparation et Révision. Cela concerne les ERP de maintenance aéronautique. Ce n'est qu'un exemple, pour une fois je prends un exemple hors du BTP 😉 On est bien dans des processus complexes.

Les processus supérieurs (ou processus complexes si l'on préfère) sont des éléments qui se nourrissent des données formées dans les étapes inférieures et s'élèvent au-dessus d'elles. La structuration métier est fondamentale: d'un secteur d'activité à l'autre, on retrouve les mêmes processus principaux (achats etc.) mais rarement les mêmes processus supérieurs comme l'exemple du MRO difficilement transposables hors d'une solution ERP pour l'aéronautique.

🚀 Niveau 5: Rapports, états, éditions

Les rapports de gestion (l'éditique au sens large) et les applications de « Business Intelligence » comptent parmi les plus grands avantages des systèmes ERP. Je les situe au niveau 5. Les données créées par tous les utilisateurs sont traduites en informations interprétables par l'équipe dirigeante qui pilote l'entreprise. Les rapports de synthèse comme un tableau de bord chantier (9875) par exemple se doivent d'être significatifs pour le client final car c'est précisément ce qu'il cherche.

Le reporting d'activité, les éditions de tableaux de bord (dashboards) sont l'élément sortant clé d'un progiciel de gestion d'entreprise. Ils sont conçus et mis à disposition des équipes de direction. Parfois il s'agit d'outils internes au système de gestion de base de données sur lequel repose le PGI, par exemple Oracle Discoverer (outil historique de requêtage des bases de données Oracle). Les applications de reporting peuvent être supportées par des outils de « Business Intelligence » qu'on connecte en sortie de l'ERP afin de disposes d'un système d'aide à la décision.

On citera par exemple SAP Business Intelligence pour le logiciel SAP, ou Microsoft Power BI pour Microsoft Dynamics NAV (5431). Les outils de BI ne manquent pas et le recrutement de spécialistes BI est difficile tant il manque de ressources sur le marché.

Examinons les scénarios suivants pour mieux comprendre la relation entre les rapports de gestion, états et éditions et les autres étapes:

Pour calculer avec précision les coûts (par exemple) et sortir une éditique complète aux équipes de direction, il peut être nécessaire de fournir une formation plus détaillée aux utilisateurs clé de l'ERP. En effet obtenir une éditique fiable nécessite d'éliminer les inexactitudes qui peuvent survenir à différentes étapes, par exemple les erreurs de saisie de factures fournisseurs bloquent le rapprochement facture et retarder l'intégration des écritures en comptabilité. La formation utilisateurs est un point clé de tout cahier des charges ERP, ce n'est pas pour rien.

🚀 Niveau 6: Amélioration continue

Le niveau le plus élevé qui couronne le fonctionnement de l'ERP et de ses modules est celui de l'amélioration continue. Cela concerne les utilisateurs, qui discutent avec leurs responsables des améliorations possibles en terme métier dans le logiciel. Généralement ces remontées utilisateurs sont centralisées par un chef de projet ERP côté client, qui dialogue avec son chargé d'affaire côté éditeur ERP pour évaluer l'intérêt de ces améliorations. Cema peut déboucher sur des développements spécifiques, ou par l'intégration dans le produit d'améliorations profitant à tous.

Si l'on prend en compte les étapes d'une implantation ERP, les activités réalisées à ce niveau sont:

• ➥ Contrôle des processus intégrés dans l'ERP, études d'amélioration des processus
• ➥ Contrôle des données générées dans le système ERP et augmentation de la qualité des données
• ➥ Mise en service des nouveaux processus et modules
• ➥ S'assurer que les bénéfices tirés du système ERP sont permanents
• ➥ Détecter et corriger quel type de défauts à quelle étape doit être considéré comme faisant partie des activités d'amélioration continue.

🚀 En guise de conclusion

Une entreprise préparée pour un parcours ERP ou souhaitant bénéficier plus efficacement du système ERP existant peut déterminer plus clairement ses objectifs et sa stratégie en procédant à une évaluation sur la base de ces six niveaux. On commencera par corriger les carences dans les niveaux de base, c'est un impératif pour remonter aux niveaux supérieurs.

La mise en place d'un système ERP solide peut donner à l'entreprise cliente un grand avantage. Qu'en est-il chez l'éditeur ? Il faut commencer par faire le nécessaire en terme de recrutement ERP, car sans la ressource rien n'avance. Par ailleurs les éditeurs devraient s'efforcer de construire des systèmes ERP robustes et en constante amélioration, car les clients sont de plus en plus exigeants. Ce qui paraît parfaitement logique!

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Aix en Provence, le 10 octobre 2020

Michel Campillo
Responsable de domaine ERP
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➽ Michel Campillo vous propose d'autres articles sur des sujets divers: Exigences et résultats attendus d'un projet ERP, Optimiser l'intégration entre les systèmes ERP et les applications tierces, Les bonnes pratiques de gestion des risques dans les projets ERP et Les étapes clés de la mise en œuvre d'un système ERP. J'aime bien cet article: « Les étapes clés de la mise en œuvre d'un système ERP ».

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